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撰寫標準作業程序（SOP）對任何追求效率、一致性和可擴展性的企業來說都是至關重要的。經過六年與數千個團隊合作的經驗，我將撰寫 SOP 的過程濃縮為一個簡化的七步方法，您可以在 15 分鐘內完成。本指南將幫助您避免常見的錯誤，並創建能被您的團隊實際使用和遵守的 SOP，從而提升業務的效率和可靠性。
第一步：複製您的模板
創建 SOP 的第一步是複製您的模板。擁有結構良好的模板可以節省大量時間和精力。在本範例中，我使用的是 Google 文件模板。
1. 在您喜歡的文檔工具中創建一個模板—Google 文件、Notion、ClickUp、Smartsuite、Monday.com、Asana 等等。
2. 將其保存為模板，並在需要創建新的 SOP 時複製。
3. 點擊模板文檔上的「製作副本」，確保您以正確的方式開始。
您甚至可以在本文下方的描述中找到我的模板副本。
第二步：選擇您的 SOP 主題
確定 SOP 將涵蓋的業務領域，通常以「如何」開頭。
範例：
• 如何撰寫影片腳本
• 如何開立客戶發票
• 如何跟進潛在客戶
常見錯誤： 避免為不需要的任務創建 SOP。專注於那些立即有幫助和有益的流程。把 SOP 想像成詳細的逐步指導，類似於導航指引——用於經常進行的流程，而不是所有可能的路徑。
如果您不確定從哪裡開始，選擇團隊經常執行的任務，確保這些 SOP 能被一致地使用。
第三步：指派角色
確定誰將負責 SOP。這裡有兩個關鍵角色：
主題專家（SME）
影響策略並知道如何完成任務的人。
SOP 擁有者
負責撰寫和維護 SOP 的人。這個角色通常很適合新員工，能幫助他們快速融入您的業務運營。
清楚地分配這些角色，可以使用您的任務管理工具，或在 SOP 文檔中標記相關人員，以確保責任的明確。
第四步：記錄關鍵步驟
選擇以下兩種方法之一來記錄 SOP：
1. 手動輸入： 如果您是快速打字者（每分鐘超過 100 個字），這大約需要 15 分鐘。
2. 視頻錄製： 使用 Loom 或 Google Meet 等工具錄製過程，然後使用轉錄結果作為起點。這種方法可能需要約 25 分鐘，但包括錄製和轉錄的設置時間。
一旦決定了方法，確定以下內容：
開始和結束點
• 開始： 是什麼觸發了這個過程？例如，閱讀客戶反饋。
• 結束： 是什麼標誌著過程的完成？例如，關閉反饋任務。
關鍵步驟
概述從開始到完成所需的步驟，使每個步驟都成為可操作的小結果。
第五步：定義目的、投入和輸出
目的
簡明描述 SOP 的目標。例如：
• 目的： 有效處理客戶反饋。
投入
列出完成 SOP 所需的資源，例如軟體存取或特定文件。
輸出
定義成功的具體標誌，幫助使用者了解 SOP 何時成功完成。
第六步：填寫詳細信息和常見問題
現在，整理信息：
程序部分
為流程中的每個步驟撰寫清晰簡潔的說明。限制每個步驟在五分鐘內完成，避免過度複雜化初稿。
常見問題
添加任何常見問題或對使用者有幫助的額外信息。最初，這部分可能很簡短，但隨著實際操作問題的出現可以逐步擴展。
第七步：使用和改進
最後一步是在實際任務中使用 SOP：
1. 在實際場景中實施 SOP。
2. 比較程序與實際任務表現。
3. 根據需要立即進行調整。
鼓勵團隊成員提出編輯和改進建議，因為他們才是實際操作的人。應授予編輯權限或至少評論權限，以促進持續改進。
創新和適應性
允許流程創新。當團隊成員發現更高效的方法時，讓他們更新步驟。例如，使用 AI 工具如 ChatGPT 來加速手動摘要的替代過程。
版本歷史
利用文檔工具中的版本歷史功能來跟踪變更，必要時可以恢復到之前的版本。
保持模塊化
為避免創建過於複雜和冗長的 SOP，將流程分解為可管理的部分。例如：
視頻製作 SOP
• 如何拍攝視頻
• 如何撰寫視頻腳本
• 如何編輯視頻
• 如何發布視頻
模塊化 SOP 更具適應性，允許根據具體需求進行靈活組合。
持續改進
創建有效 SOP 的過程並不會在文檔完成後結束。定期審查和更新 SOP 以保持其相關性和效率。通過鼓勵持續改進的文化，您可以確保 SOP 隨著業務流程的發展而不斷演進。
結論
SOP 一旦被妥善使用，將大幅提升業務運營的一致性和效率。通過遵循這七個步驟，您可以快速且有效地創建 SOP，避免常見錯誤，並鼓勵團隊中的持續改進和適應性。SOP 是系統化工具箱中的一項基本工具。若要獲得更多洞見和全面策略，請參考更多資源，並享受精簡業務的過程。