Mindmaps日常用途

2000年的時候同學很興奮地介紹我 Mindmap這東西，當初玩了一下，搞不太懂對我有什麼幫助，因為自己平常寫筆記就是畫圈圈連線標示關係（長期以來很不自覺地在做這件事情），一直到了2008開始很頻繁地進行大量的業務拜訪、教育訓練＆資料呈現才又開始實驗 Mindmap的可能性，也是從這時候起每天的生活都離不開 Mindmap了。歸類自己常用的情境有以下：

[教學]
除了在教材內使用mindmap之外，其實在規劃課程的過程中也有許多用途，如：

• 設想教育訓練參加者背景＆需求
• 分析參加者在有限時間內有能力吸收以及需要的內容重點
• 引導他們的邏輯路線＆時間規劃
• 手頭＆投影資料的規劃

[筆記]
不論是主動找資料或者被動聽課，邊聽邊找資料，在建立起自己邏輯概念之前，把聽到的東西都用 mindmap先整理記錄，用關鍵字來記重點，回家之後再用 Scrivener來整理零散筆記為更清楚的心得文章。
[開會]
我的手寫字非常非常非常地醜，也是這樣我習慣寫英文筆記或者用打字的方式記錄開會的內容。後來發現在會議過程中直接在投影機打開mind42.com的心智圖編輯畫面，歸納每個人的想法＆問題點，彼此就比較容易專注在比較重要的問題上。另外除了將完稿寄給大家作為會議記錄的重點摘要，在開會之前將開會的重點以mindmap的形式寄送給大家，也比幾百字的memo清楚明瞭有效率。
[計劃]
從目標設定、專案計劃、任務管理、代辦事項、策略發展，甚至到風險評估或SWOT分析等，在計劃的過程用 mindmap來進行是讓思緒流動很順暢的工作方式。
[創造]
腦力激盪從一個小點子發展成可執行的專案，或者在幾個想法間想要創造出可聯結、交流資源的系統，mindmap很適合把零散的想法全部丟在螢幕上，邊想邊整理。
[反省]
因為mindmap很自由、視覺、讓我們容易分析資訊，我自己在反省自身的恐懼、憤怒、過失＆弱點的時候，快速不批判地把所有的情緒跟想法都直接記錄下來，可以很清楚地看到自己的缺失＆盲點。我同時喜歡把這些反省的過程記錄在evernote中，過幾個月或過幾年回來看，可以看到自己是否有改進或者成長。
[分析]
我會把碰到的問題，找到一些可以應用的評估分析check list或者方法論，用 mindmap的方式來列出來之後一個一個回答自己，例如「五個what」或「六個W」來瞭
解問題。另外常用的做法就是把流程的摘要先列出來，接著再補細節。因為怕自己對於分析拆解的時候有所盲點，我比較偏好使用別人的list來檢查自己的問題，相對客觀些。
以上是我的使用方式，報告完畢。

[即將上市] Sub Task 用 Mindmap管理專案

 SubTask是一個德國 startup即將上市的雲端專案管理工具，以 Mindmap的界面來整理整個專案架構，每一個任務以一個 node的方式來呈現，每一個任務接可指派給團隊成員，管理者可以時間、成員的方式來追蹤專案最新進度，每一個 node皆可插入 note、檔案、還有使用者評論，適合人數在 30以下的中小型團隊使用。

[操作界面]
SubTask的操作界面就如雲端 Mindmap工具一樣，比較不同的地方在於，每一個母任務名稱後端會有一個完成比例，顯示其子任務中完成了多少。身為一個專案管理工具，加入評論、日期底線、指派者還有任務紀錄都是不可少的。

加入評論是現在雲端管理工具常見的功能，也是我非常喜歡的地方，相較於 email對我來說評論是一個更透明且有效率的資訊交換方式。當團隊中的一個成員對於自己目前手上的工作需要支援的時候，可以發信給相關的成員請他們在 comment的地方討論，用這樣的方式來進行討論，在問題發生的時候其主管並不一定需要接觸到這些通訊信件，同時其他主動關心的各部門主管與團隊成員都可以直接看到這些工作的相關討論過程，對於管理人員來說可以大量減少不必要的 CC信件。 

在各個子母任務的完成進度中，SubTask用紅色字樣來顯示已到期但尚未完成的 Overdue任務，同時我們可以看到每個任務前都有一個點選方塊，當我們勾選完成某一個子任務之後，其母任務名稱後的完成百分比也會跟著更新。

 當一個專案的範疇比較大的時候，常見的狀況就是資訊太多，我們會被淹沒在 sharepoint還有內部 wiki中，而 SubTask的心智圖界面解決了文字不易閱讀的問題，同時也提供用負責人＆時間兩種方式來篩選相關資訊，同時提供關鍵字的方式進行更精準的搜尋。

 SubTask同時提供日曆顯示的界面，讓團隊可以看到各個任務的指定完成日期，可惜在這裡並沒有大家喜歡的甘特圖功能（目前 SubTask並沒有任務啓動日期），所以日曆功能顯得陽春。

 在實驗了幾個專案之後，根據個人使用習慣所認定的優缺點如下。

[優點]

• 圖形界面：容易更新專案任務發展
• 任務評論功能：方便透明討論，減少不必要的email，扁平組織
• 指派者篩選：管理者可以快速地切換成員的任務進行狀態，找出工作量太大的成員，依照時間區間找出表現良好的成員。
• 依照時間區間篩選：今日、七日內狀況的篩選功能可以減少我們對於未來任務工作債的過度放大，可以專注在本日還有本週該完成的任務上，減少壓力。
• 快速鍵功能：Enter直接加入平行任務，Tab加入子任務可以在開會過程中更快速地更新

[缺點]

• 缺少任務依賴順序功能：我們通常需要這個功能來 highlight專案的瓶頸在哪
• 日曆並不能輸、與其他裝置同步：只能在SubTask上瀏覽並不是很實際
• 檔案分享並不能與 Dropbox同步：存取檔案被綁在 SubTask上，建議用任務注解中寫下dropbox分享資料夾的url讓團隊成員可以直接存取。
• 任務的註記屬於純文字，沒辦法標是重點，並不容易閱讀。
• 繪出功能有限，只有圖片跟 PDF格式，希望未來能有日曆、甘特圖、CSV清單表

目前 SubTask尚未正式上線，其收費標準如下，對於 SubTask功能上的想法建議已經跟開發團隊溝通，希望能早日看到他們的進步。