數位工具簡化 2015 >> 2022

 正在整理老舊的mindmap檔案，發現到自己2015的guideline，現在看起來覺得很可愛

2022的今天，我的工具大概就剩下四類了

- Dashboard >> Notion.so

    視覺顯示，計算，多個資料表關聯性連結，目前還是Notion.so便宜，容易上手，支援的平台多。在Roam Research要達到Dashboard的目的相對就費力＆沒那麼美觀。共享也非常的方便。

- Calendar >> Google Calendar

    因為相容性最好，不同裝置跟平台都可以用，所以重要的事件就都到Google Calendar上面去了，家庭，個人跟工作的，都在iPhone上可以看到，算是目前比較容易方便的模式。

- Thinking tool >> Roam Research 還有紙本筆記簿

    這個項目其實包含ideas, project & guideline 九成的時間都在電腦跟機械鍵盤旁邊，所以Roam Research是最好的選擇，多向連結還有持續更新的功能真的很方便，我知道我該學著用Obsidian跟LogSeq，但Roam瀏覽器打開就可以用真的很開心，在手機上也可以查詢（另外兩個工具應該需要另外付費）。

    紙本筆記簿是另外一個開使用的工具，相對於電腦書入，紙本筆記本寫起來更自由，腦子更愉快，因為可以邊寫邊塗鴉，註記跟連結，字的大小跟型態都可以隨意的改變。我發現我到寫的東西九成都是可以丟掉的，但就是那5%-10%的重點，就讓整個過程值回票價了。另外相對於用鍵盤打字，寫字跟塗鴉相對的抒壓，腦子的狀態也相對的有創意，可以做比較好的決定。

    當沒電腦或紙張的時候，就用iPhone的note，語音輸入，有空的時候再去處理。該做的事情在to do，想法放在notes，手寫跟手機上的note最後都會回到Roam Research。

- 普通代辦事項 >> Apple To do list

    生活跟工作的一些必須要處理的雜事，沒辦法成為重要的里程碑，處理完就可以忘記的，放在手機的代辦事項剛剛好，可以跟家人分享共同維護，這些事情放在Notion.so就有點浪費時間了。

個人化 GTD 整理流程

因為時間是有限的，面對經年累日堆積下來的想法跟專案任務，謹慎地安排時間與資源是每個人都需要研究的功課。我們都希望能將有限的時間與資源放在重要且緊急的任務上，放下不重要的雜務，本文記錄及分享這些年實踐 GTD、Agile跟lifehack上各家時間管理磨出來的個人工作流程。

 目標：

在不增加工作時間的前提下，有套系統可以簡單地整理出最重要的工作事項。

步驟：

1. 搜集整理所有想法＆任務 
2. 建立可輕易地搜尋、整理、安排的資料庫 
3. 回顧評估清單，篩選最重要的事情 

[搜集整理所有想法＆任務]

David Allen告訴大家把東西寫下來腦子可以比較輕鬆，他救了我的命。跟許多有ADD的朋友一樣，我的腦子很少有停下來的時候，任何新的資訊都會刺激我想要知道更多、考慮更多、做到更好，這樣的習慣對於工作效率的傷害非常地大，團隊與組織不可能有無限成長的資源來支持一個人的想法，所以在開會、業務拜訪或工作的時候有筆記本、黑莓機或錄音筆（開車時）將想法記錄下來，可以讓腦中的雜訊收藏起來並將注意力回歸到正在處理的任務上。在搜集列舉所有的想法及任務的時候，其實資訊散落在許多地方：

紙張筆記：花了好一段時間才讓自己養成了集中手寫筆記的習慣，在這之前手邊可能會有五六本筆記本，在不同的地方用著不同的筆記本記錄著各種想法，這是我這輩子做過最浪費時間的事情。在提出離職準備工作交接的階段，把一整個抽屜滿滿地工作筆記整理出來，才發現到有許多很好的想法沒有及時進行，到了離職後一年多才整理完畢。現在3-5天就會把手邊所有的紙張筆記、錄音都整理數位化，回收紙張並刪除錄音檔，確定將散落在四處的想法都搜集起來。

Email、社群網站、各種通訊記錄：許多好的想法是跟其他傑出的朋友在 Email、LinkedIn、Google Plus、Facebook或line上閒聊的時候想出來的。大約在三年前開始學會刪除 Email 、將 Email設定延後寄送給自己、依照專案整理成Notes或 tasks，用這方法在一年的時間內將收件夾中減少了一萬六千多封信。目前inbox還有約三千九百多封信，目標是將信箱整理到200封信以下之後，會開始處理個平台的通訊記錄。

EverNote跟 Blogs：無名小站幫了我很大的忙，因為工作忙一陣子沒登入，刪除了我寫了13年的數位日記，我這一輩子再也不會用無名小站或 Yahoo相關服務。後來在 wordpress、blogger同時備份著許多零散的想法，直到最近兩年開始集中在 EverNote上，整理這部分的想法筆記最花時間但也收獲最多，有很多當下碰到的問題其實在過去已經有朋友跟我提過處理的方法，只是當年經驗與知識不足以理解其應用，看到以前的自己回答後來的自己其實是蠻有趣的過程。

[建立可輕易地搜尋、整理、安排的資料庫] 

這麼多的資訊需要整理成容易找到、取用的資料庫才能節省時間，依照個人的經驗資訊可歸類成三種 1. 可執行 2. 參考資訊 3. 留念用。可執行的想法可能是一個活動、一個公司、一道食譜或一個景點，參考資訊通常是比較詳細的說明資訊只有在工作的時候才會拿出來看，跟好朋友的通信就是可貴的回憶。需要經常review的可執行任務 task level放在 toodledo，ongoing project level放在Trello，而Just in case的參考＆留念用資訊放在EverNote上。順道一提的是請各位別太相信 Google，將資訊放在 Gmail與 google docs中使用關鍵字查找並沒有各位想像中可靠，google的搜尋演算法一直都在變動，有段時間似乎是為了減少伺服器的工作量，關鍵字搜尋結果是採用取樣搜尋，意思是搜尋出「部分結果」，各位可以實驗看看超過2000筆通訊錄或email關鍵字搜尋，結果可能會讓您不太開心。

Toodledo：這個老字號的GTD工具是這十年走來唯一經得起時間考驗的好東西，很敬佩只有兩個工程師的公司能建立起這麼大的使用族群，面對這麼多後起之秀依舊屹立不搖。到現在我還預繳三年 Pro subscription的原因是，不論是在 Windows/OSX等的 desktop app與 web app，Blackberry、android或iOS，Toodledo都有合作廠商的app可以同步（我大概也都買了），他的Project/context/tag/due架構加上saved search搭配 Pocket Informant真的是讓我想不到有什麼做不到的事情（直到Trello出現），目前 Toodledo上列著一千多個 todos，從想看的書、電影到許多工作上的任務都放在那，是歸檔任務我最信任的平台。

Trello：老實說剛接觸 Trello的時候覺得這是一個很智障的產品，直到稍微瞭解 Agile的 backlog概念才發現自己才是智障。 Toodledo幾乎是完美，但當一個 Project有五六十個 task的時候，使用due或者 sub tasks來整理並不是非常地直覺。而在 Trello中我則是可以將[正在進行中]的project所有的 tasks跟 bad ideas都丟到一個 Trello board中，用拖拉的方式來整理未成形的想法，只做最上面那一個。我們必須誠實地面對一個事實，不論一個人的時間管理做得再好，多工能力再強，一個時間點在一個地方還是只能做一件事！！我嘗試過學著學長在牆壁上貼滿post-it來安排，但對於字跡潦草且濫用筆記的我來說，數位化的 Trello還是比較合用，任何想法都留在一個 board，進行中的task放在最上面，越糟糕或者時間還沒到的task/ideas則放下面，不再去排沒有意義的due date，畢竟所有的dead line都是很不可靠的estimation，所有的 projection都只是 guessing，離開了企業的環境就不需要搞那一套了。

EverNote：大家都愛 EverNote，我也是，只是花了一段時間等到了 EverNote夠大才開始信任他。現在所有的 Just in case參考資料與紀念性質的資訊都整理在 EverNote中，他的查詢功能算是ok，使用標簽整理後則是非常地容易使用，至今還沒找到更方便的工具。

[回顧評估清單，篩選最重要的事情]
如果你認真地讀到這個段落，證明你真的是無可救藥的時間管理狂，上述的流程對你來說輕而易舉。接下來這個階段就是將 toodledo跟 trello上的任務排到行事曆上了，我的習慣是會將 toodledo上挑幾個專案到 Trello中指定為進行的專案，並在 Trello中調配任務的優先順序，基本標準有：

• 能獲利/減少成本：任何對於提升時間、資金、人力、固定資產效率的事情都要先做，尤其是時間。這是每個人都遵行的黃金準則，不再囉唆。 

• 有資源作：如果沒有資源進行的專案，對我來說只是一個會造成痛苦的執念。所以沒資源的專案先往下拉，接著判定是否可能找到資源。現階段不可能放最下面，其他的則是改寫成需要從哪裡取得資源。 

• 有能力作：我知道自己有多少斤兩，現階段沒有能力進行的專案就往後拉，其他的就改寫成 1. 可以找誰幫忙 2. 如何學習。有能力作的意思也包含這案件事我可以管理得了、風險承擔得了。我不喜歡管理職，因為我對於面對人會參雜太多的愛恨情感，不喜歡懲罰團隊成員，也不喜歡為成員的工作成果負責，即便是現在我還是偏好夥伴的平行關係或少於十個部署的編制。我不想要面對因為我個人決策錯誤造成數百數千人家計影響的壓力，也不希望客戶用千萬的訂單逼迫我做違背良知的事情。 

以前的主管曾經暗示我：”messy desk，messy mind“，當時我跟很多人的想法一樣，桌子再亂我都知道哪份文件放在哪裡，但到現在自己處理了更多工作也碰到了很多人碰到的問題 1. 我的資訊不容易分享 2. 別人動了我的桌子或檔案我就亂了 3. 自己將資料弄亂就慘了。現在電腦的桌面/我的檔案夾都不會超過20個檔案，書桌文件不會堆高，inbox中重要信件不需要換頁，說真的是平靜多了，我的方法不會適合每一個人，但如果您有碰到我先前類似的狀況，希望這些方法對您有幫助。

個人知識管理：資料處理流程

離開學校至今，即便是時間越來越少，需要和想要閱讀的資料卻越來越多。工作期間有機會跟許多教授與全職研究人員學習資訊整理的方式，這幾年嘗試了許多熱門的工具，慢慢地留下幾個比較有效率的流程，於此記錄作紀念並與朋友分享。

我將資訊處理分成四個階段

1. 搜集

2. 消化

3. 處理及整理

4. 產出

1.[搜集]顧名思義就是從各種來源取得資訊的階段，有突發需求跟持續專注兩種。突發問題的資訊需求大概就是靠著 Google、跟專家朋友洽詢，固定關心學習的資料則用 RSS清單跟電子報的方式持續搜集。

-Google: 老實說現在 Google已經不是一個很有效率的搜尋工具了，使用進階篩選功能後依舊需要一定時間的人工篩選。比較省時間的方式還是找到幾個其專業領域的朋友，請朋友指引方向之後，再到其建議的資訊來源搜集需要的資訊。在這個階段，先求數量而不求精準，通常這個階段我對於問題瞭解的程度依舊非常地粗淺，過早設定篩選條件容易窄化學習的觀點，在開始的階段廣泛地淺讀給我的幫助通常還不少。

-RSS: 長期關心的主題一直都是用 RSS (包含 Google Alerts)。但 Google決定在 2013/7/1終止 Google Reader服務之後，還沒找到一個與跨平台第三方合作廠商夠多的雲端同步服務。少了 Google Reader 1) 方便搜尋歷史資料 2)跟許多廠商皆可同步 這兩個方便的功能，或許會開始捨去這個方式了。RSS/Alerts除了閱讀 blogs、追蹤關鍵字搜尋之外，其實像是 EBay或雅虎拍賣的關鍵字追蹤也非常地方便。 

-電子報: 專注學習特定技術及研究產業，也就是任何資料都不可放過的時候，電子報是比較保守的資料搜集方式，累積在信箱裡面，逼著自己要去讀。但跟 RSS feeds一樣，訂閱的電子報每一段時間需要重新整理一下，這些年轉換跑道多次，從軍用醫療電子代工、建築金屬、錄音工業到研究資料庫，每一年都需要有意識地決定放棄部分學習的標的。

2.[消化] 除了實體書之外，消化數位資訊的媒介大多是透過瀏覽器、iPad apps跟 EMail客戶端了。

-瀏覽器: Windows/MAC跟 iPad上的瀏覽器都裝了 Pocket，一兩分鐘可以看完的輕量資訊當下馬上看完，其他的就丟到 Pocket中。

- IPad: 盤算著有一天會脫離 RSS的原因是，自從開始對 Facebook/Google+還有許多大大小小的廠商開始交出個人偏好等隱私資料後，許多iPAD上的 App也會依照我的 like、關鍵字等資訊幫我找出我其他有興趣的資料。除了 Zite跟熱門的 Flipboard，我還很喜歡 News360，News360將同樣一個事件不同的媒體新聞並列，可以看到不同的觀點。這些 app所提供的資訊量已經超出我的時間可負擔，說不定到時候 Google Reader退休了，對我的影響並不會有想像中的大。

- EMail: EMail是一個我曾經想放棄但又回歸的工具。大學的時候訂閱了太多電子報，多到了完全沒辦法負荷的程度。前兩年開始花時間取消訂閱不再關心的電子報，設定了更精準的郵件規則後，訂閱電子報的好處又開始發揮了。電子報的好處在於，放在Gmail中可以透過關鍵字查詢，同時因為這些電子報如果沒有看的話就會一直存在信箱中，會有比較多壓力去把這些資訊看完。

3.[整理]的時候有兩種分類方式 Just in Case的 reference資料 跟 to study的研究資料

-Pocket :優點就是喜歡的就搜集起來，不論是想要晚點子細讀或者暫時沒時間讀丟給 Pocket就對了，但缺點就是會讓整個Pocket放了太多太多東西。iPAD的Pocket可以在閱讀之後馬上備份到 EverNote中或者透過 twitter/facebook/email分享給其他朋友，這也是我喜歡用Pocket的原因。開始要固定規劃讀 Pocket的時間了。

-EverNote: 這年頭不用 EverNote的人應該已經很少了，我只有使用他的免費功能。從各個瀏覽器、App或email送到 EverNote整理在 Reference跟 Study兩個記事本。標籤的動作一直沒做的很確實，但前天看到 EverNote的 CEO也不用標簽功能，或許我該要開始對標簽整理這件事情放輕鬆點，Why organize when you can search??…我還是不相信消費市場的軟體搜尋功能，繼續乖乖tag好了。

- 分享: 有時候是看到某些資訊適合其他朋友看，或者是看了之後有更多問題想跟朋友請教。除了 EMail之外，我比較喜歡的方式是 Google Plus，但因為 Google Plus到現在還沒開放 API所以不能直接從 EverNote跟 Pocket分享到  Google Plus，所以雖然 iPAD已經很方便了，分享的動作有時候還是需要在電腦上進行。

4.[產出]的動作給我的幫助是讓自己瞭解更深入，通常資料看了、請教過朋友、研究了更多問題之後，花點時間寫些心得想法可以更清楚地看到自己的盲點，而且也比較不會忘記。

- MindMap: 其實上了高中之後看書的習慣是拿著筆持續地寫下問題與心得，但閱讀的量大了速度也快了之後，我的字真的是草得自己都看不懂，MindMap軟體救了我的人生。

- Toodledo: 研究問題的時候我會用 Toodledo開一個暫時的資料夾，把更多的問題列成 tasks之後繼續找尋資料，雖然列出來的延伸問題很少會全部研究完，但把一個疑惑的點列出來之後，腦子會比較清靜可以專注在閱讀的資料上。

- Scrivener: 現在這邊文章就是用 Scrivener寫的，Scrivener對於整理片段資訊的操作界面設計地很好，坐在電腦前要連續寫個幾千字變得非常地輕鬆。如果學生時期就發現這套軟體，當研究助理的日子應該會更輕鬆。

這些工作流程還有許多可以改善的地方，但以這樣的模式，各個產業的朋友需要我幫忙的時候，通常 24小時內都可以整理出他們所需要的資訊摘要，希望明年發展出來的模式能更輕鬆，在建立 Just in time資料庫的動作上能下更多工夫，讓自己有更多時間陪家人，工作地更輕鬆：）