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2020/12/02

提升閱讀網路文章&電子書效率的小工具

 這世代不缺內容,在此分享一些提升消化資訊效率的小工具。

  • Mercury reader-Chrome Extension
    • 將網頁送到Kindle
      • 這是我最喜歡的功能,可以將網路找到的文章傳送到小孩的kindle上讓他看
    • 將複雜的網頁轉換成容易閱讀的格式
    • 很穩定成熟的extension,多數的網路文章都能處理
  • Get pocket | chrome, iOS, Mac app
    • 閱讀清單
    • 支援IFTTT自動化
      • 例如自動儲存到evernote or OneNote
    • iOS app支援朗讀功能
    • 缺點是很容易蒐集許多東西,但都沒去讀。
  • Fready - Chrome extension
    • 提升閱讀速度
      • 速度會持續的提升
      • 分段落,有快速鍵space來喘息
    • 提升專注力
      • 有點快又可以接受的速度讓人不會分心
    • 可以highlight並且寫筆記
      • highlight可以輸出到其他的文字處理工具
  • Speechify - Chrome extension, Mac app, iOS app
    • 自然語音(中文支援程度不佳)
    • 將PDF轉成自然的語音,調整速度
      • 讓我能在比較短的時間內消化更多的電子書
  • Read Aloud - Chrome extension
    • 各種網頁相容程度最好的extension
    • 閱讀網頁文字效果很好
    • 中文支援度很好

2020/02/08

數位工具 2013 v.s. 2018



2013的版本



2018/3/15的版本


2020正在逐漸精簡工具中,分類大概是
1. dashboard
2. project management
3. task list
4. guideline
5. history log

檔案類大概就放在OneDrive & Dropbox
Task List放在 Microsoft Todo

Trello大致都轉到Notion上了
Toodledo開始根據實際內容分放到 Microsoft To Do, Notion
iThought當成scratch pad來看待
Scrivener當作long writing的scratch pad

Notion當作資訊中心還是挺好用的,其實五個功能都能達到,但雜項重複性質高&不需要記錄歷史的to do list還是放在Microsoft To Doicrosoft To Do比較直覺簡單

2016/12/08

妥協&放棄

猴子們,

最近一個工作從十月談到現在,因為工作內容直接處理台灣、香港、澳門、中國、澳洲等地的同事&客戶需求,管理層從香港、英國到美國三段,各方都有不同的需求&期待,談了一圈之後才發現有太多不在 job descriptino中的責任屬於實際工作範圍。除此之外台北南投兩地的通勤時間、九點的打卡、支援待命,這些附帶的工作需求造成的時間、精神&費用開銷,都是住在南投的我需要自己想辦法。

我很清楚這個工作的薪資沒辦法讓你們跟媽媽在台北過比現在更舒服的生活,目前的態度是偏向放棄。我希望我回家的時候還有精神聽你們說話,還會有微笑可以陪伴你們,在這前提下有部分公司的要求我實在沒有辦法妥協配合,只好放棄了。

這一個月有個感想,生活就是不斷地妥協、放棄或者讓某些人失望。就我自己來說,我有我的父母、老婆、小孩、主管、同事、朋友、親戚、社區,這麼多人對我的期待&要求不但不同,許多還會互相衝突,我的選擇大概就是妥協、放棄&讓某些人失望。

有些要求,在我們的能力、資源&情境範圍內可以努力,但有些要求,我們需要很誠實地評估,我們可能真的做不到,或者只有在短期內勉強應付,但犧牲了自己的健康、家人、社交關係&工作表現。

到了現在這個年紀,不會再像以前一樣要求要在某個項目上達到九十分以上,各方面至少都要及格,七十分就不錯,各方面都八十分就功德圓滿了。

愛你們,

老猴子

2016/11/14

GPBT 從零開始計劃

猴子們,

除非你們以後是在幫大公司打工,依照目前社會的發展狀態看來,往後你們比例比較高的期間會在小團隊中開發&進行著許多確定性高的任務。我不在乎ADHD,哪天如果老師或醫生診斷你們有診斷你們有這類狀況估計我也不太有興趣逼你們去接受治療,今天想記錄下來的是一個簡單的計畫流程,適合用在千頭萬緒&需要長時間完成的專案項目上。

可以寫一張卡片,在以下幾點反覆檢討
- Goal
- Process
- Bottle Neck
- Tasks

Goal簡單的說就是中國很流行的「目標感」,英文習慣說「outcome」,他可能是一開始想要解決的問題、希望轉化成的狀態局勢&具體能達成的結果。我自己有時候會在計畫書的介紹那部分加入「初衷」,於檢討反省的時候隨時看一下,是否有偏離初衷,如果偏離初衷的時候,可以決定 1) 另設一個專案,重新專注在另外一個目標上,將目前的案子放下。 2) 專注在初衷上。

GPBT來看,Goal> Process> Bottle Neck> Tasks,所以有了 Goal之後,就把大方向的階段性流程給弄出來,搞清楚哪些是近期可做,哪些是比較遠期的任務,這部分如果花多一點時間,可能計劃會弄得非常的肥大,精簡的方式就是回歸到 Goal,「如果不做這一部分,會影響目標的生死嗎?」,我們在進行某一個工作的時候,會把我們在其他地方學習到&習慣性的流程加進去,但許多時候他們是可以省略(不做不會死),或者是必須省略的(時間、人力&資源不足)。整個Process layout出來之後,標示非做不可的那些,將其他的 grey out,如此以來該專注的路徑方向就清楚許多了。

Bottle Neck是很重要的部分,也是許多時候我們都喜歡假裝看不到的要素,我們喜歡做一些讓自己有成就感的工作,即便他們對於目標的影響微乎其微。卡住整個計畫的瓶頸,需要隨時放在心上,搞清楚是不是時機還沒到?資源還沒到?或者是不可能做到?如果是後者,就將Bottle Neck改成 Reality,調整 Goal跟 Process,無法改變的現實我們就不要去撞牆&癡心妄想了。如果是時機&資源還沒到的,在整個 project的 time span之內會到&取得嗎?如果不會,同樣改成 reality來調整 Goal & Process。如果是會的話,只需要調整 Process的時間表即可。

Goal, Process & Bottle Neck都清楚了,要列出 Tasks就容易了,記得每一個 Tasks都需要跟 Goal掛鉤,時間順序符合 Process的規劃,不會碰到 Bottle Neck,同時是一大串 Tasks中最重要的。一大串 Tasks中我們只能做一件事,所以心中只放著「現在最重要的工作是什麼?」&「今天最重要的工作是什麼」。當其他成員交辦新的工作給你的時候,跟他們討論,你現在&今天最重要的工作是某一項,他們交付給你的東西更重要嗎?用這個方式來決定是否接受新的工作&排程。

GPBT這四個觀點,每當覺得有點迷失或者跑不順的時候,就重新拿出來檢討一下,避免自己在不必要的癥結上折磨自己太久,在不重要的事情上努力是慢性自殺,希望你們以後都過得好。

愛你們。

老猴子

2014/09/04

無限制的便利貼 Trello

我有一個很愛用便利貼的學長,辦公室牆壁貼的跟要越獄一樣,學長跟我說手寫張貼整理比較直覺,電腦反而卡卡的,用Trello進行私人&團隊專案討論實驗兩年後,我想我找到平衡了

  • 可多人同時編輯
  • 分享清單、圖片、檔案、網址
  • 每張卡片都可進行留言討論
  • 可以指定成員、設定到期時間、用色標管理
  • 電腦&行動裝置都可免費使用( iOS, Android, Windows Phone, Kindle Fire...)



分配至日曆上



投票功能

可指派人員




2014/07/20

積極、執著&勤奮的副作用

猴子們,

剛看Marshall Goldsmith的訪問,他提到了這個問題,跟你們分享一下。

一個正面積極的人,碰到問題的時候不會怪罪他人或責咎環境,碰到壓力、阻礙與挑戰的時候不會閃避,習慣性的擔下更多的承諾與責任,即便明顯超乎自身的能力、精神&資源極限,經常在身心疲憊的潰決邊緣告訴自己,再撐一下多做一點就可以了。

對於擔下的任務&選擇的目標執著,為了成功持續地投入更多的精力&資源,很難跳開客觀的反省,當初設立的目標是否該調整了,是否有更適合的目標可以專注。

每一個勤奮的人都可以向懶惰的人們學習,如何用更輕鬆、簡單、有效率的方式完成任務,重複同樣沒有結果的動作再多次也不會有不同的結果,除了努力之外,學習思考更好的方法也是必要的。


積極、執著&勤奮是社會所鼓勵的態度,要減輕其副作用,我們要學著練習累的時候務必要休息,讓自己能快速地放下過期不合時宜的目標,及時調整方法,掌握喘氣、放下&轉彎的三個原則,日子可以可以過得更快活。

大猴子

2014/04/28

通訊錄小技巧


這個年代手機中有上千上萬筆通訊錄資料已經不是什麼太奇怪的事情了,尤其是專業與私人資訊越來越難切割的從業人員,在此分享一些實驗超過十年的小技巧。

1. 將手機、網路通訊錄同步到雲端
不論是公司內部的exchange或者iCloud、Google contact的方式,將email與手機通訊錄整合在一起是必要的。對於聯絡人的資料更新,需要同時在電腦&手機上修改最新的資訊,減少零散過時的資料。

2. 專業&私人資料儘量分開
如果工作允許,儘量分開個人&工作通訊錄資料,使用兩隻電話分開資料。太多社交軟體(twitter、facebook、line等)有同步通訊錄的功能,當工作聯絡資料與私人資料都存在同一隻手機的時候,容易產生尷尬的狀況,如是否要將客戶、同事、主管加入facebook好友。另外將公司資料分開的優點是,離職與交接的時候資料轉移比較容易且清楚。

3. 欄位分列&群組與標簽分類
為了讓不同的雲端服務能順利地交換資料,通訊資料的欄位分開記錄是非常重要的,例如公司、部門、職稱、郵遞區號、國碼、電話區域號碼、城市、街道名稱,這一個小動作有做好,往後可以省下許多的困擾。
群組與標簽分類上,可以用的例如:客戶分類、工作情境需求(支援、請款、系統)、專案...,在群組訊息的時候會省下許多時間。

4. 平日的更新
通訊錄聯絡人的作用並不是只有在記錄電話、住址與email,備註欄的運用才是最有價值的地方。不論是當面拜訪、電話或email聯絡之後,我會在備註欄位寫下

  • 聯絡日期
  • 討論事項、待辦清單
  • 我承諾的事情(用Promise標注以供往後查詢列舉)
  • 我做錯的事情,需要彌補的
  • 對方特殊的想法&需求
  • 歷史事件&共同回憶
用這種方式更新聯絡人資料的好處是,不論是對方來電&來信,我可以馬上在黑莓機或Outlook上面看到我們最新的工作重點。不論多久沒聯絡了,朋友與客戶的生日、是否吃素、小孩的喜好等事項都可以清楚地隨時查閱,紅白包不會有少給或金額差異太大的狀況,甚至去過的旅館、餐廳消費的感想如何我都會記錄在通訊錄上,作為往後參考資料。

2013/08/25

拆解音樂制作流程

或許是DAW&個人音樂制作的設備成本降低,或許是音樂制作工具的精進降低了技術門檻,也或許是預算降低,個人工作室變成了常態。不再如過去詞、曲、編曲、演奏、收音、錄音、制作等的明確分工,現在大家都一條龍幹到尾,起碼在demo部分都是這麼做。但過去這些專業分工是有原因的,音樂制作同時需要技術&藝術方面的概念,有些工作需要用到比較多的左腦,有些工作需要用到比較多的右腦,建議各位朋友可以調整一下工作習慣,將時間分配拆成2~4種分工階段,粗略地分『編輯修改』&『實驗設計』兩種,『編輯修改』包括 Riff (片段音樂)& Structure(整體編曲架構),『實驗設計』則是包含音色設計、效果器實驗、混音,以下例子以Drum n bass的制作概念來舉例。

Riff:

分配一個固定的時間,專心的編輯 Drum breaks,好好的挑音色,重新 sample,疊音色,修整 EQ,匯出Rex檔案備用。編鼓需要專心,好好地投資一兩個小時,專心的處理 Drums可以累積有個人特色的 Drum grooves。保留編輯的 MIDI檔案,留下編輯過程的txt 筆記檔,讓往後從音色庫拿出來需要實用的時候,可以參考過去的筆記,將先前使用的效果應用在歌曲其他的sample中。

除了編輯之外,我們當然也可以用 sample的方式,拿起麥克風(即便是 iPad上的)錄身邊任何可敲擊的東西,錄製單一個 sample或者一個 loop,用 audio的方式來處理效果,這種方式特別適合用 Ableton live的朋友。既然都是做電子音樂了,砍 EQ就可以大膽一點,留下重點頻率即可。曾經有一段時間,我很堅持只留下很乾淨的 loops,避免用有大量 processing的 loops。但看了 Amon Tobin的做法,他所有的 loop都是已經 pre process, pre mix好的元素,很認真地思考他的做法,其實也挺合理實際,1. 在編輯該 loop的當下對於整個 tone該有的樣子最清楚,當時做效果最好 2. 留下乾淨的 loop其實效果跟留下 midi檔案差不多,因為還是需要 process drum,阻擋了編輯音樂的 flow

Drum n Bass還有 Dubsteps的朋友也可以在這個階段,編輯 Bass Riff,產生大量的 loops以後備用,效果處理的極限就是還要能聽到原來的 tone的毛邊,避免 over process

音色設計&效果器實驗:

千萬不要在編曲的時候,才開始編音色!!玩音色很容易玩到忘了自己一開始要幹嘛,同時把原先要編的東西感覺打亂。反倒是音色設計的時候玩一玩,有了些想法開始進行編曲,這倒是沒什麼問題的。設計了些音色,除了儲存音色 patch之外,當然也可以順便 bounce出一些 Riff或者 one shot efx備用,命名記得統一,讓看到這些bounce出去的 sample的時候馬上可以知道當初是用哪個 synth存成哪個 patch。

惡搞效果器也不能在編曲的時候做,注意力會跑掉。實驗效果器組合的時候,最重要的工具就是筆記本,把 routing的設計、音色的感覺、用途等東西大量使用文字記錄,寫下想要的聲音,用了哪些方式之後有了哪些結果。這不但可以幫助我們往後重新應用這些配置,也可以幫助我們在音色設計的時候功力有成長。

Structure:

有一個曲子的想法的時候,在紙上把 chord progression寫下來,然後在 DAW裡面用 marker把每個段落的資訊記錄下來,就可以開始編架構的細節了。在做這件事情的時候,記得不要分心去弄如 sound design、loops、mixing這些細節,重點放在架構的完整,把平日累積的library中元素拖拉出來拼湊即可。

Mixing:

這是我的個人偏好,很多人喜歡在編曲的過程就弄混音,這很合理,但我大概只會做到 rough mix的程度,真正細緻的混音,應該是跟隨著 structure來跑,等到整體架構有了、整個 tone還有重點 sample都已經定調了,這時候來混音才可以做得更精緻。

以上是一個很簡單的分法,沒有寫太多細節,目的只是在提醒各位朋友在做不同的事情的時候,需要用到的腦袋不一樣,做有些事情我們必須用工程師的腦袋思考,有些事情則是需要用音樂家的腦袋來實驗。最後一個 bonus tip(其實是剛才忘了寫現在才想到),除了以上這四種工作任務之外,我們還可以多加一個『其他』,每個星期排出一些時間,用來 1. 學習新的工具 2. 研究既有工具技巧  3. 維護電腦 4. 整理samples 把事情設定不同的時間區段,在專屬的時間區段用該任務所需要的心態&思維來做那件事情,養成這個習慣,各位最音樂可以更專注、效率會更好。報告完畢。

2013/08/05

開發流程:把理性思考放在最後

Cycle

 

為什麼?因為理性的力量會抵制創意能量。我們希望使用者、產品開發人員在初期天馬行空地列出

  • pain:目前碰到的痛苦
  • context:在哪些情境下會需要解決這些痛苦
  • problems:具體敘述問題點
  • solution:由“使用者”來建議可能地提供方案
  • design:開發人員自由地提出解決痛苦的可能方案
 
Flow

搜集了以上來自群眾創意的資訊之後,可以用 mindmap來整理專案大綱,將列出的點子擺開來跟使用者&設計師一起討論優先順序,再來客觀地依照現有技術、資源&效益評估來進行...

  • features:這麼多可做的事情,挑選可以開發的功能/特點,並且討論出優先順序(根據前置工作的搜集資料)之後進行開發。
  • test:階段性實驗開發的同時進行測試,測試標準以前置工作的搜集資料作為成效目標,是否解決痛苦、符合使用之情境、是否創造新的問題、方案是否實用、設計是否美觀令人愉悅

根據測試的調整結果,重新調整設計&feature,如此一般地調整開發重點。

先考慮目標成效,再來堅持行動模式

Improvement

孩子,

 

如果哪天你開始碰到一些狀況,你的意圖是正面的,但對方的反應是悲觀、冷漠或抗拒的,請把愚蠢、自私、固執這些標籤收起來,不要貼在別人身上。

 

悲觀的人,不是壞人。

冷漠的人,不是壞人。

抗拒的人,不是壞人。

 

悲觀的人,在還沒讓他們開始重拾信心之前,他們沒有意願了解,沒有理由行動。

冷漠的人,在還沒讓他們開始有感覺之前,他們沒有意願瞭解,沒有理由行動。

抗拒的人,在還沒讓他們放下恐懼&憤怒之前,他們沒有意願瞭解,沒有理由行動。

 

不要怪悲觀的人,如果我們沒有能力讓他們重拾信心。

不要怪冷漠的人,如果我們沒有能力讓他們有感覺。

不要怪抗拒的人,如果我們沒有能力讓他們放下恐懼&憤怒。

 

為我們努力的目標,採用更讓人更容易理解、感動、願意接受的方式來傳達理念,這才是我們要做的。

 

當我們認為對方愚蠢,那就想辦法用更好的方式,讓對方想懂、有能力懂、並引導可行動的具體方向。

當我們認為對方自私,那就想辦法用更好的方式,讓對方能夠同理、能看得更寬遠、並引導對方在有剩餘資源能力的前提下行動。

當我們認為對方固執,那就想辦法用更好的方式,讓對方能夠有安全感、有勇氣做改變,引導對方在正面的情緒狀態接觸我們提供的資訊而產生行動。

 

否則,當我們不知道怎麼用更好的方式與對方應對,沒有同理對方的立場&背景,不願意調整我們的溝通互動方式,或許愚蠢、自私、固執的標簽就是該貼在我們頭上了。

 

共勉之

 

2013/07/25

課堂筆記怎麼寫?學學記者的筆記方式

筆記怎麼寫?

 

在討論筆記的記錄方法之前,我們先來想像記者工作方式。其實在學校學習課業的過程,跟記者的工作有很多雷同的地方。記者需要從一個問題,搜尋採訪各種資料,研究這些資料,有了更多問題之後,再重複這些動作,直到有明確的故事跟觀點之後,發表新聞,步驟大概有:

 

研究資料:記者會先從手邊有的資料開始看,對於事件建立起基本的概念。在這個階段,閱讀的目的是建立認知的輪廓,求廣度,而不管深度。

 

列出值得提出的問題:在閱讀資料的過程,如果找到了不符合邏輯的事件關係,找到可能的弊案,被忽視的社會問題,行政措施以及制度結構可改善的地方,甚至只是單純的認為有值得提出的問題,都毫不批判地列出來。

 

找問題的答案:接著記者會透過研究資料、訪問相關人士,問題領域的專家學長,目的在於找到先前提出問題的答案,同時比較真實處在問題中的當事人、旁觀的研究者、社會資源分配者、制度管理維護單位不同立場的觀點。

 

找更多的問題:從多方面的觀點可以建立起比較客觀的事件架構,此時可以找出事件問題的立場對立、資源衝突、制度瑕疵等癥結,重新審視先前提出的問題,發展出更值得注意的核心問題。

 

重複研究&問更多問題到故事&觀點完整為止:從問題再找資料&採訪,消化後有新的問題再找資料&採訪,直到有一個值得社會大眾關注的新聞故事為止。

  

各位同學或許注意到,記者最重要的工作,就是透過 「提問題 —> 找答案 —> 思考 —> 提更多問題 」這個循環動作,慢慢的深入了解事件的真相。其實我們在學校裡面的每一堂課也是一樣,心中可以持續的提出問題,在上課之前先把課本看一次,有基本的疑惑,課堂中對老師提出問題,透過作業、復習&跟同學討論有更深入的理解之後,對老師提出更深入的問題,跟記者新聞工作的方式是很相似的。

 

然而,記者在“寫筆記”的這個動作上,也是有許多各位同學可以參考的要點喔。各位可以想像得到,記者需要上山下海採訪許多忙碌的人,步調很緊湊,工作速度要非常的快,各位如果可以參考記者們寫筆記得技巧,在學校每天的上課筆記就可以更得心應手了。

 

 事先準備:記者絕對不會毫無準備的去訪問人,因為當對於採訪內容完全不了解的時候,寫字的速度會跟不上受採訪者說話的速度。在學校上課的時候,如果事先花了點時間將課本看過一次,上課老師在講解的時候,就可以更輕鬆地理解,只寫下重要的部分,不需要像許多同學努力地把老師說的每一個字都抄寫下來一樣。

 

列重點:記者寫筆記的時候,只會寫下關鍵字,不會把受採訪者所說的每一個字都寫下來。只要是先有做點功課,老師在講課的時候,也可以只寫下重點部分,減少筆記的書寫量。

 

畫關係圖:如果記者只是把一張紙上寫下許多專有名詞、人名、時間/數字,回家之後有可能會忘記這些重點的關係。每一個重點之間是有邏輯關係的,所以在寫筆記的時候,可以用 1. 畫圈圈來歸類 2. 畫箭頭來標示邏輯關係 3.用數字來標示順序 來讓筆記重點的關係更清楚。

 

列下問題:記者在記錄採訪過程的時候,除了寫下聽到的重點,腦中其實會隨時跳出新的問題,這些問題都需要寫下來,因為這是直覺中我們的認知尚未能夠建構成完整邏輯的空缺點。上課的時候,除了寫下老師說的東西,隨時有任何疑惑&不懂的地方,也要寫在筆記中,方便有機會問老師、放學跟同學討論或者自己看書。

 

其他技巧:記者寫字要非常的快,字不用寫的很漂亮,只要自己看得懂就好,同時寫開一點,不要太密集,方便隨時加入新的重點、修正與標記。回家之後,找時間把寫過的筆記用新的紙張重新整理成更精簡清晰的修正版筆記,這個動作可以幫自己把所有吸收到的資訊重新思考復習一次,讓自己看到哪些地方已經很清楚了,哪些地方自己還有疑惑,在做修正版筆記的同時,也可以把自己沈澱後的問題,再列出來,再找答案。

  

這樣的筆記方式,各位同學不但平常在學校中可以使用。在外參加社團活動,家庭會議等還有許多與其他人討論過程的筆記,都可以這麼做。還有平常到圖書館看書,上網找資料,研究自己有興趣的問題的時候,都可以參考記者研究問題透過筆記來吸收資訊的方式,相信各位可以學得更多,記得更好。

2013/07/13

長期使用鍵盤造成肩膀痠痛?嘗試滑鼠換邊放吧!

最近十年老是覺得兩邊肩膀不協調,也開始注意了各種人體工學商品,換了27寸螢幕、軌跡球、Cherry鍵盤、腳踏墊、Contesa跟Aeron辦公椅,總覺得還是差了一點點。在瞭解60%與80%的鍵盤的時候,終於發現了自己一直忽略的一個重點:工作時候雙手工作範圍的位置。

下圖中不論是60%跟80%的鍵盤,減少數字鍵&方向鍵區的目的,主要是希望能讓雙手專注在字母區,減少雙手所需要的活動,同時減少右手操作滑鼠所需要的距離。

keyboard size

也是這樣我開始想,如果將鍵盤中的 G以及 H對準螢幕的中心點,滑鼠換到左手邊,這樣就同時享有60%、80%與100%的優點。實驗了幾天下來真的身體輕鬆舒適許多。但對於需要大量使用滑鼠作精密操作的朋友可能還是買小鍵盤比較不會影響工作。

suggestion

2013/06/30

廚房採購、剩菜管理

如果曾經碰過以下狀況

  • 每次清理冰箱的時候都需要想一下每個剩菜放了多久?
  • 常有採購的蔬菜水果放到壞了?
  • 買菜的時候不確定家中缺了什麼? 

或許可以在冰箱上面貼一張(或三張)清單

Kitchen

在每天晚餐吃完飯打掃完廚房的時候,記錄以下三項

  • 放入冰箱的剩菜,是哪一天煮的
  • 今天用完了哪些果菜
  • 接著列上需要採買的食物

這個簡單的動作可以幫助我們

  • 依照時間順序,清楚知道哪些剩菜該丟了
  • 依照時間順序,清楚知道哪些果菜需要快點用掉
  • 需要採買的材料,在每天離開廚房前花個幾分鐘整理即一目了然,採購時帶出門即可

我們用的是先進先出的概念,早些日子煮的剩菜&採購的食材,需要快點處理掉。我們的注意力可以由上往下看,快速地找出有可能過期的項目。個人偏好使用三張獨立的清單來記錄,因為三個清單的替換頻率有明顯差異,剩菜生產日期這個清單的資料量稍微少一點, 建議各位朋友可以實驗個一個星期,將排版弄成適合您習慣的樣式。

2013/06/26

圖解資料搜尋方式

5409

覺得自己這張圖畫得真的是太好了,真的不太需要文字說明了。唯一需要補充的重點:

  • 一手經驗的線上人員知道的東西不會比專家學者少
  • 開放社群的協力智慧通常比單一內容出版者客觀
  • 資料看不完,給自己一個時間限制,是放自己一馬
  • 隨手記錄找到資料的出處,很重要,敏感性資料,除了網址,最好用awesomeCapture等工具將整個畫面輸出存成圖片檔自保
  • 發覺更多問題,其實可以是很有趣的收獲:)

Mindmaps日常用途

2000年的時候同學很興奮地介紹我 Mindmap這東西,當初玩了一下,搞不太懂對我有什麼幫助,因為自己平常寫筆記就是畫圈圈連線標示關係(長期以來很不自覺地在做這件事情),一直到了2008開始很頻繁地進行大量的業務拜訪、教育訓練&資料呈現才又開始實驗 Mindmap的可能性,也是從這時候起每天的生活都離不開 Mindmap了。歸類自己常用的情境有以下:
Mindmap4 Snapseed
[教學]
除了在教材內使用mindmap之外,其實在規劃課程的過程中也有許多用途,如:
  • 設想教育訓練參加者背景&需求
  • 分析參加者在有限時間內有能力吸收以及需要的內容重點
  • 引導他們的邏輯路線&時間規劃
  • 手頭&投影資料的規劃
[筆記]
不論是主動找資料或者被動聽課,邊聽邊找資料,在建立起自己邏輯概念之前,把聽到的東西都用 mindmap先整理記錄,用關鍵字來記重點,回家之後再用 Scrivener來整理零散筆記為更清楚的心得文章。
[開會]
我的手寫字非常非常非常地醜,也是這樣我習慣寫英文筆記或者用打字的方式記錄開會的內容。後來發現在會議過程中直接在投影機打開mind42.com的心智圖編輯畫面,歸納每個人的想法&問題點,彼此就比較容易專注在比較重要的問題上。另外除了將完稿寄給大家作為會議記錄的重點摘要,在開會之前將開會的重點以mindmap的形式寄送給大家,也比幾百字的memo清楚明瞭有效率。
[計劃]
從目標設定、專案計劃、任務管理、代辦事項、策略發展,甚至到風險評估或SWOT分析等,在計劃的過程用 mindmap來進行是讓思緒流動很順暢的工作方式。
[創造]
腦力激盪從一個小點子發展成可執行的專案,或者在幾個想法間想要創造出可聯結、交流資源的系統,mindmap很適合把零散的想法全部丟在螢幕上,邊想邊整理。
[反省]
因為mindmap很自由、視覺、讓我們容易分析資訊,我自己在反省自身的恐懼、憤怒、過失&弱點的時候,快速不批判地把所有的情緒跟想法都直接記錄下來,可以很清楚地看到自己的缺失&盲點。我同時喜歡把這些反省的過程記錄在evernote中,過幾個月或過幾年回來看,可以看到自己是否有改進或者成長。
[分析]
我會把碰到的問題,找到一些可以應用的評估分析check list或者方法論,用 mindmap的方式來列出來之後一個一個回答自己,例如「五個what」或「六個W」來瞭
解問題。另外常用的做法就是把流程的摘要先列出來,接著再補細節。因為怕自己對於分析拆解的時候有所盲點,我比較偏好使用別人的list來檢查自己的問題,相對客觀些。
以上是我的使用方式,報告完畢。

2013/06/13

[即將上市] Sub Task 用 Mindmap管理專案




 SubTask是一個德國 startup即將上市的雲端專案管理工具,以 Mindmap的界面來整理整個專案架構,每一個任務以一個 node的方式來呈現,每一個任務接可指派給團隊成員,管理者可以時間、成員的方式來追蹤專案最新進度,每一個 node皆可插入 note、檔案、還有使用者評論,適合人數在 30以下的中小型團隊使用。

[操作界面]
SubTask的操作界面就如雲端 Mindmap工具一樣,比較不同的地方在於,每一個母任務名稱後端會有一個完成比例,顯示其子任務中完成了多少。身為一個專案管理工具,加入評論、日期底線、指派者還有任務紀錄都是不可少的。
加入評論是現在雲端管理工具常見的功能,也是我非常喜歡的地方,相較於 email對我來說評論是一個更透明且有效率的資訊交換方式。當團隊中的一個成員對於自己目前手上的工作需要支援的時候,可以發信給相關的成員請他們在 comment的地方討論,用這樣的方式來進行討論,在問題發生的時候其主管並不一定需要接觸到這些通訊信件,同時其他主動關心的各部門主管與團隊成員都可以直接看到這些工作的相關討論過程,對於管理人員來說可以大量減少不必要的 CC信件。 
在各個子母任務的完成進度中,SubTask用紅色字樣來顯示已到期但尚未完成的 Overdue任務,同時我們可以看到每個任務前都有一個點選方塊,當我們勾選完成某一個子任務之後,其母任務名稱後的完成百分比也會跟著更新。
 當一個專案的範疇比較大的時候,常見的狀況就是資訊太多,我們會被淹沒在 sharepoint還有內部 wiki中,而 SubTask的心智圖界面解決了文字不易閱讀的問題,同時也提供用負責人&時間兩種方式來篩選相關資訊,同時提供關鍵字的方式進行更精準的搜尋。

 SubTask同時提供日曆顯示的界面,讓團隊可以看到各個任務的指定完成日期,可惜在這裡並沒有大家喜歡的甘特圖功能(目前 SubTask並沒有任務啓動日期),所以日曆功能顯得陽春。

 在實驗了幾個專案之後,根據個人使用習慣所認定的優缺點如下。
[優點]
  • 圖形界面:容易更新專案任務發展
  • 任務評論功能:方便透明討論,減少不必要的email,扁平組織
  • 指派者篩選:管理者可以快速地切換成員的任務進行狀態,找出工作量太大的成員,依照時間區間找出表現良好的成員。
  • 依照時間區間篩選:今日、七日內狀況的篩選功能可以減少我們對於未來任務工作債的過度放大,可以專注在本日還有本週該完成的任務上,減少壓力。
  • 快速鍵功能:Enter直接加入平行任務,Tab加入子任務可以在開會過程中更快速地更新
[缺點]
  • 缺少任務依賴順序功能:我們通常需要這個功能來 highlight專案的瓶頸在哪
  • 日曆並不能輸、與其他裝置同步:只能在SubTask上瀏覽並不是很實際
  • 檔案分享並不能與 Dropbox同步:存取檔案被綁在 SubTask上,建議用任務注解中寫下dropbox分享資料夾的url讓團隊成員可以直接存取。
  • 任務的註記屬於純文字,沒辦法標是重點,並不容易閱讀。
  • 繪出功能有限,只有圖片跟 PDF格式,希望未來能有日曆、甘特圖、CSV清單表

目前 SubTask尚未正式上線,其收費標準如下,對於 SubTask功能上的想法建議已經跟開發團隊溝通,希望能早日看到他們的進步。




動工前的流程

其實還是有點複雜,可以更簡化一點,就如學長說的,每個物件的存在都必須要有目的。

 

  1. 清理桌面:把桌子上所有的紙張、物品、資訊放在該放的地方,心中會踏實些,干擾少些。
  2. 回顧昨日成果:給自己一點成就感,確認目前進度,同時回顧有哪些地方需要調整。
  3. 查看 Todo:看 toodledo裡面今天可以做得有哪些,挑選一下。
  4. 瀏覽 email:檢查一下有沒有特別需要處理的大事情,不讀信件內容
  5. 行事曆:檢查本日是否有該去的地方,或者到期的事件
  6. 本日 Focus:決定今天的專注重點,選出一個大方向當成 theme,挑選出幾個死命必達的任務
  7. 咖啡:準備好咖啡
  8. 最重要 Task:開始做死命必達的任務
  9. 例行工作:死命必達的事情做完了,心安了,其他的例行工作就可以輕鬆地作了。

 

一般版

Workflow

1920 x 1080 桌面版

Actions wall

每一個任務都是債務

昨天跟學長對話,收獲最多的就是學長說的:「每一個物件都需要有清楚的存在目的。」

 我的父親工作了一輩子買了個房子跟一個山坡地,這幾十年來,任何家中或者是朋友要丟棄的傢俱、電器、大型物品,父親都會找貨車搬運到山上置放,除了山上,父親在家中還有幾個房間,堆放著幾十年下來累積的寶物。

多數的傢俱因為沒有好好保養,樣貌結構多已受損汙穢。幾十年累積的遙控器、變壓器、配件、許多過時或損毀的電器,父親不懂他們的作用,不知道怎麼修,只是都習慣留著。所以父親有很多東西,但多半是沒有什麼人想要,父親也不知道放置在哪裡,或者自己存放著哪些東西。

Debt

GTD有一個項目 Someday maybe,意思是”總有一天會做的事情“。這個設計的目的,其實是幫我們把許多的工作,挑選出不是最重要的項目,讓重要的任務能夠跳出來。

但如果我們的工作清單中,九成都被歸類成“總有一天會做的事情”,這些累積一大堆不重要的鬼任務,除了造成瞎忙的錯覺還有心中的壓力,其實對我們一點幫助都沒有。

每一個任務,都需要時間、人員、資源等成本,如果他們的回收低於成本,就都成了債務。

最可怕的,是身邊許許多多積年累月長期的債務,一點一滴暗自耗損珍貴的資源。

Screen Shot 2013 06 06 at 下午2 06 09

評估資產的時候,如果“以防萬一”的庫存與設備比例太高,是浪費的來源。進了太多“或許有人會買的”產品,如果沒賣完,所有的採購、倉儲、運送、人力成本就都浪費了。買了太多“以防萬一的設備”,如果我們都沒用,採購的費用、人員的訓練、電力與置放空間就都浪費了。如果我們的清單中“總有一天會做的事情”比例特別高,這也表示著我們的效率提升有很大的進步空間。

每一個任務都是債務,另外一個地方就是機會成本,瞎忙跟不重要的任務就像是流沙會把我們湮沒。所以,桌面、我的檔案夾、還有 Inbox都需要定期整理,“總有一天會做的事情”也需要定期精簡,挑選出來哪些事情是 1. 做了不符合效益 2. 太遙遠  3.此生無緣 或許我們可以更專注在更重要的事情上。

2013/04/14

Picasa相片儲存空間限制

最大相片尺寸:單張尺寸 20MB

最大影片尺寸:檔案不大於 1G,長度小於 12分鐘

網路相簿數量:最多 20,000本 (我本來以為是無限的 哈哈哈)

相簿中相片數量:最多 1,000張照片(包含影片)

最大容量限制:免費的 Picasa提供 1GB的上傳容量,對於有數位相機的人絕對不夠。為了推廣 Google Plus,透過 Google Plus界面上傳照片將照片壓縮至 2048x2048以下的解析度則不計算入容量限額中。非 Google Plus用戶則是 800 x800以下解析度不計上傳容量限制。

Picasa在 Mac的 Desktop App上傳會計入 1GB的上傳容量限制中,對於只想用免費額度的我來說不好用。目前只能透過瀏覽器一個相簿一個相簿慢慢上傳,看來目前 Google對於免費相簿空間的開放還算是保守,或許要等到 Google找到獲利模式之後才會有其他的政策改變。

如果各位朋友知道在 Mac上怎樣輕鬆簡單地整理20萬張照片也麻煩讓我知道,iPhoto非常沒有效率,所以Aperture也不想 Try了。

2013/03/25

個人知識管理:資料處理流程


離開學校至今,即便是時間越來越少,需要和想要閱讀的資料卻越來越多。工作期間有機會跟許多教授與全職研究人員學習資訊整理的方式,這幾年嘗試了許多熱門的工具,慢慢地留下幾個比較有效率的流程,於此記錄作紀念並與朋友分享。

我將資訊處理分成四個階段

1. 搜集
2. 消化
3. 處理及整理
4. 產出


1.[搜集]顧名思義就是從各種來源取得資訊的階段,有突發需求跟持續專注兩種。突發問題的資訊需求大概就是靠著 Google、跟專家朋友洽詢,固定關心學習的資料則用 RSS清單跟電子報的方式持續搜集。

-Google: 老實說現在 Google已經不是一個很有效率的搜尋工具了,使用進階篩選功能後依舊需要一定時間的人工篩選。比較省時間的方式還是找到幾個其專業領域的朋友,請朋友指引方向之後,再到其建議的資訊來源搜集需要的資訊。在這個階段,先求數量而不求精準,通常這個階段我對於問題瞭解的程度依舊非常地粗淺,過早設定篩選條件容易窄化學習的觀點,在開始的階段廣泛地淺讀給我的幫助通常還不少。

-RSS: 長期關心的主題一直都是用 RSS (包含 Google Alerts)。但 Google決定在 2013/7/1終止 Google Reader服務之後,還沒找到一個與跨平台第三方合作廠商夠多的雲端同步服務。少了 Google Reader 1) 方便搜尋歷史資料 2)跟許多廠商皆可同步 這兩個方便的功能,或許會開始捨去這個方式了。RSS/Alerts除了閱讀 blogs、追蹤關鍵字搜尋之外,其實像是 EBay或雅虎拍賣的關鍵字追蹤也非常地方便。 

-電子報: 專注學習特定技術及研究產業,也就是任何資料都不可放過的時候,電子報是比較保守的資料搜集方式,累積在信箱裡面,逼著自己要去讀。但跟 RSS feeds一樣,訂閱的電子報每一段時間需要重新整理一下,這些年轉換跑道多次,從軍用醫療電子代工、建築金屬、錄音工業到研究資料庫,每一年都需要有意識地決定放棄部分學習的標的。

2.[消化] 除了實體書之外,消化數位資訊的媒介大多是透過瀏覽器、iPad apps跟 EMail客戶端了。

-瀏覽器: Windows/MAC iPad上的瀏覽器都裝了 Pocket,一兩分鐘可以看完的輕量資訊當下馬上看完,其他的就丟到 Pocket中。

- IPad: 盤算著有一天會脫離 RSS的原因是,自從開始對 Facebook/Google+還有許多大大小小的廠商開始交出個人偏好等隱私資料後,許多iPAD上的 App也會依照我的 like、關鍵字等資訊幫我找出我其他有興趣的資料。除了 Zite跟熱門的 Flipboard,我還很喜歡 News360News360將同樣一個事件不同的媒體新聞並列,可以看到不同的觀點。這些 app所提供的資訊量已經超出我的時間可負擔,說不定到時候 Google Reader退休了,對我的影響並不會有想像中的大。

- EMail: EMail是一個我曾經想放棄但又回歸的工具。大學的時候訂閱了太多電子報,多到了完全沒辦法負荷的程度。前兩年開始花時間取消訂閱不再關心的電子報,設定了更精準的郵件規則後,訂閱電子報的好處又開始發揮了。電子報的好處在於,放在Gmail中可以透過關鍵字查詢,同時因為這些電子報如果沒有看的話就會一直存在信箱中,會有比較多壓力去把這些資訊看完。

3.[整理]的時候有兩種分類方式 Just in Case的 reference資料 跟 to study的研究資料

-Pocket :優點就是喜歡的就搜集起來,不論是想要晚點子細讀或者暫時沒時間讀丟給 Pocket就對了,但缺點就是會讓整個Pocket放了太多太多東西。iPADPocket可以在閱讀之後馬上備份到 EverNote中或者透過 twitter/facebook/email分享給其他朋友,這也是我喜歡用Pocket的原因。開始要固定規劃讀 Pocket的時間了。

-EverNote: 這年頭不用 EverNote的人應該已經很少了,我只有使用他的免費功能。從各個瀏覽器、App或email送到 EverNote整理在 Reference跟 Study兩個記事本。標籤的動作一直沒做的很確實,但前天看到 EverNote的 CEO也不用標簽功能,或許我該要開始對標簽整理這件事情放輕鬆點,Why organize when you can search??…我還是不相信消費市場的軟體搜尋功能,繼續乖乖tag好了。

- 分享: 有時候是看到某些資訊適合其他朋友看,或者是看了之後有更多問題想跟朋友請教。除了 EMail之外,我比較喜歡的方式是 Google Plus,但因為 Google Plus到現在還沒開放 API所以不能直接從 EverNote跟 Pocket分享到  Google Plus,所以雖然 iPAD已經很方便了,分享的動作有時候還是需要在電腦上進行。

4.[產出]的動作給我的幫助是讓自己瞭解更深入,通常資料看了、請教過朋友、研究了更多問題之後,花點時間寫些心得想法可以更清楚地看到自己的盲點,而且也比較不會忘記。

- MindMap: 其實上了高中之後看書的習慣是拿著筆持續地寫下問題與心得,但閱讀的量大了速度也快了之後,我的字真的是草得自己都看不懂,MindMap軟體救了我的人生。


- Toodledo: 研究問題的時候我會用 Toodledo開一個暫時的資料夾,把更多的問題列成 tasks之後繼續找尋資料,雖然列出來的延伸問題很少會全部研究完,但把一個疑惑的點列出來之後,腦子會比較清靜可以專注在閱讀的資料上。

- Scrivener: 現在這邊文章就是用 Scrivener寫的,Scrivener對於整理片段資訊的操作界面設計地很好,坐在電腦前要連續寫個幾千字變得非常地輕鬆。如果學生時期就發現這套軟體,當研究助理的日子應該會更輕鬆。

這些工作流程還有許多可以改善的地方,但以這樣的模式,各個產業的朋友需要我幫忙的時候,通常 24小時內都可以整理出他們所需要的資訊摘要,希望明年發展出來的模式能更輕鬆,在建立 Just in time資料庫的動作上能下更多工夫,讓自己有更多時間陪家人,工作地更輕鬆:)