使命必達是鬼話

猴子們，

有個全球快遞廠商在台灣廣告文宣是[使命必達]，在我眼中看來，這挺不合理的。現在的工作環境分工環節太多，每一個人能控制的部分只有一點點，要求一個公司或者一個專業人員將所有的環節都搞定，客觀的來說失敗機率挺大的。

我們會聽到許多激勵員工的故事，說著在資源、時間、人力等都不足的情況底下將任務完成了，這些事情會被傳頌，因為真的很少發生。凡事皆有成本，資源、時間、人力都是必要成本，取捨跟資源分配才是經營管理需要用心的地方。

有些公司除了 job description之外，還會明定這個職務 will NOT do 的清單。當員工的backlog很長的時候，管理者的任務之一就是要幫忙標示哪些on hold或者canceled。

知道哪些做不了、會消耗太多資源、與目標偏軸，才容易專注。

愛你們

老猴子

GPBT 從零開始計劃

猴子們，

除非你們以後是在幫大公司打工，依照目前社會的發展狀態看來，往後你們比例比較高的期間會在小團隊中開發＆進行著許多確定性高的任務。我不在乎ADHD，哪天如果老師或醫生診斷你們有診斷你們有這類狀況估計我也不太有興趣逼你們去接受治療，今天想記錄下來的是一個簡單的計畫流程，適合用在千頭萬緒＆需要長時間完成的專案項目上。

可以寫一張卡片，在以下幾點反覆檢討
- Goal
- Process
- Bottle Neck
- Tasks

Goal簡單的說就是中國很流行的「目標感」，英文習慣說「outcome」，他可能是一開始想要解決的問題、希望轉化成的狀態局勢＆具體能達成的結果。我自己有時候會在計畫書的介紹那部分加入「初衷」，於檢討反省的時候隨時看一下，是否有偏離初衷，如果偏離初衷的時候，可以決定 1) 另設一個專案，重新專注在另外一個目標上，將目前的案子放下。 2) 專注在初衷上。

GPBT來看，Goal> Process> Bottle Neck> Tasks，所以有了 Goal之後，就把大方向的階段性流程給弄出來，搞清楚哪些是近期可做，哪些是比較遠期的任務，這部分如果花多一點時間，可能計劃會弄得非常的肥大，精簡的方式就是回歸到 Goal，「如果不做這一部分，會影響目標的生死嗎？」，我們在進行某一個工作的時候，會把我們在其他地方學習到＆習慣性的流程加進去，但許多時候他們是可以省略（不做不會死），或者是必須省略的（時間、人力＆資源不足）。整個Process layout出來之後，標示非做不可的那些，將其他的 grey out，如此以來該專注的路徑方向就清楚許多了。

Bottle Neck是很重要的部分，也是許多時候我們都喜歡假裝看不到的要素，我們喜歡做一些讓自己有成就感的工作，即便他們對於目標的影響微乎其微。卡住整個計畫的瓶頸，需要隨時放在心上，搞清楚是不是時機還沒到？資源還沒到？或者是不可能做到？如果是後者，就將Bottle Neck改成 Reality，調整 Goal跟 Process，無法改變的現實我們就不要去撞牆＆癡心妄想了。如果是時機＆資源還沒到的，在整個 project的 time span之內會到＆取得嗎？如果不會，同樣改成 reality來調整 Goal & Process。如果是會的話，只需要調整 Process的時間表即可。

Goal, Process & Bottle Neck都清楚了，要列出 Tasks就容易了，記得每一個 Tasks都需要跟 Goal掛鉤，時間順序符合 Process的規劃，不會碰到 Bottle Neck，同時是一大串 Tasks中最重要的。一大串 Tasks中我們只能做一件事，所以心中只放著「現在最重要的工作是什麼？」＆「今天最重要的工作是什麼」。當其他成員交辦新的工作給你的時候，跟他們討論，你現在＆今天最重要的工作是某一項，他們交付給你的東西更重要嗎？用這個方式來決定是否接受新的工作＆排程。

GPBT這四個觀點，每當覺得有點迷失或者跑不順的時候，就重新拿出來檢討一下，避免自己在不必要的癥結上折磨自己太久，在不重要的事情上努力是慢性自殺，希望你們以後都過得好。

愛你們。

老猴子

業務溝通技巧＆育兒

面對孩子哭鬧，一些過去業務工作的心態轉換對我的幫助挺多，在此跟各位分享。

客戶的抱怨不是針對你，大喊大叫是希望問題能被解決。
先理解接受對方的情緒，安撫，再來討論問題。
任何前提下輕聲細語，讓客戶情緒穩定後，先聆聽了解客戶需求再溝通。

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孩子的哭鬧不是針對你，大喊大叫是希望問題能被解決。
先理解接受孩子的情緒，安撫，再來討論問題。
任何前提下輕聲細語，讓孩子情緒穩定後，先聆聽了解孩子需求再溝通。

孩子還不會說話，唯一能依賴的就是父母，當爸媽沒辦法了解孩子的需求的時候，孩子會非常沒有安全感，挫折慘混著悲傷與憤怒，小聲的對孩子說話，讓他知道我們願意聽，願意了解，讓孩子感受到得以平靜，接著我們再來討論問題。

有些朋友覺得我很奇怪，為什麼要跟一歲的孩子解釋我的出發點，我的想法＆原因，他們根本聽不懂。除了這是我給自己的練習，希望自己對孩子從小就當一個對等的人類看待，孩子看到我會放下手邊的其他人事物，蹲下來到孩子的高度慢慢地跟他溝通，從孩子的眼神可以看到他知道我重視他，負面的情緒＆哭鬧通常也會即刻解除。

這樣的做法對我家一歲九個月的小孩採用至今，希望他停止我不希望他做的行為或者放下手上的東西，我都不需要提高音量，或者花很長的時間討價還價，過去的時間投資是值得的：）

七個輕鬆應對公開演說的小技巧

還記得自己第一次上台感到恐懼，當時不知道眼睛該看哪，只覺得全身不自在，腦子中知道有許多該做的事還有該說的話，但順序結構亂成一堆，現場大家都注視著我，許多鼓勵的眼神反而讓我更僵硬，站在台上就像是被鬼壓床一樣，腦子與身體是脫離的，只能眼睜睜地看著自己的嘴巴與身體像是電影超級慢動作一樣，只希望快點結束回到現實。

當時我十一歲，後來十六歲到美國傻傻地修了英文演說課(連英文都還不太會說)、學生時期主持校內外活動、國際活動翻譯&主持、業務會議、產品發表、教育訓練課程，我已經想不起來上一次上台會覺得不自在是什麼時候了。期間也跟許多因為工作需要公開報告的朋友們交流過心得，不論是面對幾十人會者幾千個來賓，不論情境是致詞、上課、會議報告，有幾個小技巧在此跟各位分享。

1. 提前到場
人對於環境是敏感的，提前到場熟悉場地&設備，開場後會更自在輕鬆。提前到場也讓你有機會跟提早到的來賓&現場人員互動，我通常會先詢問來賓的背景，了解他們想知道些什麼，有那些問題，有那些預設的想法，如此一來進行的過程中，我有一個心理準備可以將已經互動過的人們，當我的基本聽眾，先對他們說，取得良性互動，慢慢的把更多來賓的注意力集中到內容中，也讓更多來賓可以放心的參與。

2. 健康的心理準備
不用去擔心來賓會不會把注意力放在你身上這件事，在這個場地&時間範圍內整個環境都是你的，所有的人都必須也期待你的內容，要牢牢地記住在預定的時間範圍內，整個場子都是你的，你是主角，所有的人都在聽你的聲音。千萬不要去使用想像來賓都是裸體、青蛙或小朋友這種技巧，這些技巧的缺陷在於他們讓你跟來賓切割開了讓你陷入自言自語的狀態，比較建議的方式是把所有的來賓都當你的家人&朋友，而你是來分享一個故事或幾個想法。如果你把來賓當成你的家人與朋友，他們的疑惑並不會讓你慌張，你會熱心地用他們能夠懂得方式重新講解。

3. 開場
最重要的事情是跟大家打招呼，讓大家知道要開始了，確認大家是舒適而且準備好要開始聽你說話了。可能有部分的觀眾不瞭解你的背景，如果有主持人可以幫你開場&介紹背景的話最好，不然就是用簡短的方式，讓大家知道為什麼大家需要相信你，為什麼需要專心聽你說話。在觀眾心中建立足夠的可信度之後，接著可以介紹內容中有那些與聽眾相關的問題，讓聽眾知道內容哪些部分是跟他們相關的，接著告知你報告中的幾個段落，並且訂下Q&A 的時間點&規則，讓每個人都知道接下來會發生哪些事情。

建立可信度的時候，需要注意觀眾的背景，不要過度謙虛，也不能讓觀眾覺得你高高在上有距離感。介紹完整個流程之後，也可以詢問觀眾流程&重點是否有什麼需要調整的，了解是否高估&低估了觀眾的知識程度，內容重點是否為觀眾所關心的，讓觀眾知道你是為了他們來的，接下來的良性互動會更自然。

4. 事先寫好完整的稿子
有時候在台上可能被燈光、噪音、雜念影響，思緒&流程可能會跑掉，甚至忘詞，除了大家常用的段落索引卡之外，完整的稿子還必要的，稿子也必須跟索引卡一樣，依照段落&順序分開，除了重要的引言、數據、證據不會忘記，受環境、觀眾互動、自身健康&情緒影響的狀態下，依舊可以利用稿子當作後備方案，自己或請他人念稿完成演講內容。

5. 事先選擇好哪些內容是可以捨去的
不論是10分鐘的簡短報告或者是90分鐘的演講，不論我們準備多少精彩豐富的內容，聽眾能留下記憶的東西是很有限的。所以在準備材料的時候，可以問自己一些問題來決定，現場如果因為觀眾互動、突發狀況而需要做內容&時間的調整的時候，那些東西需要捨去。我跟很多朋友都曾經犯過一個大錯誤，太執著想把所有的內容分享完，導致說得太快讓觀眾壓力很大，實際吸收的內容很少。我們可以問自己 a. 希望觀眾回家後會有什麼動作? b. 他們會怎麼用幾句話跟朋友說他們聽到的內容  c. 五年後觀眾會記得什麼?

6. 結尾
結尾的時候跟寫文章一樣，需要重申開場的時候所提的重點，另外提供觀眾現場深入的詳細資料&省略的內容可以在那些地方取得進一步參考資料，這些動作都是幫助聽眾在最短時間內可以有回顧記憶的動作，並且在將來需要複習&深入了解的時候知道講者很負責熱心地提供了參考資源，不論對於聽眾的吸收或者維持講者的可信度都是有幫助的。

7. 反省
如果現場能用兩台攝影機(筆記型電腦攝影機+外接webcam)拍下講者&聽眾的反應，對於調整報告的模式、肢體語調、內容重點非常有幫助。也可以安排同事&朋友在現場幫忙做筆記，記錄下講不清楚&現場反應不良的地方，另外一種方式就是在結束後與一開始開場的時候有互動的觀眾們諮詢，讓他們知道你希望能根據他們的回饋對未來的報告做調整，讓他們告訴你那些地方可以說更清楚，哪些地方可以省略。

公開演講是溝通形式的其中一種，當我們能更深入的了解聽眾的背景、想法&需求，就可以更貼切精準地傳達聽眾所需要的資訊，希望以上技巧能在各位的生活&工作上有令各位滿意的幫助。

Mapping Sheets 將聯絡資料批次轉換成Google Map

不論是平常整理的吃喝玩樂地圖，客戶拜訪資料，Mapping Sheets都可以幫你轉換成Google Map的形式顯示聯絡資料，地圖中可以用吃喝玩樂住的地點、價格等來篩選，而經常做業務拜訪的甘苦人們也可以用新客戶、密集拜訪、大客戶、案件名稱等方式來篩選客戶，規劃拜訪行程。

使用說明影片：

使用方式：

1. 首先在Google Sheets的 add-on store從此網址加入 Mapping Sheets。
2. 點選藍色的Free來加入
   
   
3. Google Sheets會詢問是否允許此Add-ons執行
4. Mapping Sheets將可以知道你的名字、email、取得你的Google Drive文件並更改，並將資料送到Google以外的系統服務進行處理，同意後請按下同意。
   
   
5. 安裝完成後可以選擇 Learn More了解更多或者按下Close直接使用。
   
   
6. 點選[Add-Ons] --> [Mapping Sheets] --> [Start Mapping]開始建構第一個地圖
   
7. 第一次執行的時候畫面右邊會出現一個選單，並且在你的 Google Drive中建立 xsMapping的資料夾，同時新增一個地圖網頁檔案 xsMapping.html。
   
   
8. 完成後會請你使用Create來建立第一張地圖
   
9. 在此之前可以先使用 Demo來看看產生地圖將會是什麼樣子
   
   
10. 點選包含樣本資料，並按下Create
    
    
11. 會出現一張名為Data的新表單，對應好欄位（Title/人名、Filter/分類、Location/住址）後就可以Build建立地圖。
    
    
12. 淺藍色的 View按鈕在地圖建造完成之前為無法點選的狀態。
    
13. 完成後點選 View瀏覽地圖
    
14. 右邊的地圖保留Google Map所有的功能
    
15. 左方的分類則是可以根據需求來建立篩選內容
    
16. 看完Demo後可以建立一張新的表單，輸入自己的資料，記得取消 include sample data for testing (包含示範資料）
    
    
17. 完成後會出現基本的欄位
    
18. 除了基本欄位之外，還可以加入其他的資料
    
    
19. Title中的資訊將會出現為地點名稱，目前使用Category為篩選條件，Location提供Google Map製作地圖之外，其餘的欄位資料都會出現在地圖中。
    
20. 篩選條件可以點選  圖案來替換
    
21. 在此我們將原先的Category之篩選條件，改成 Group。
    
22. 如此一來就可以用另外一種篩選條件來篩選地圖了

通訊錄小技巧

這個年代手機中有上千上萬筆通訊錄資料已經不是什麼太奇怪的事情了，尤其是專業與私人資訊越來越難切割的從業人員，在此分享一些實驗超過十年的小技巧。

1. 將手機、網路通訊錄同步到雲端
不論是公司內部的exchange或者iCloud、Google contact的方式，將email與手機通訊錄整合在一起是必要的。對於聯絡人的資料更新，需要同時在電腦＆手機上修改最新的資訊，減少零散過時的資料。

2. 專業＆私人資料儘量分開
如果工作允許，儘量分開個人＆工作通訊錄資料，使用兩隻電話分開資料。太多社交軟體（twitter、facebook、line等）有同步通訊錄的功能，當工作聯絡資料與私人資料都存在同一隻手機的時候，容易產生尷尬的狀況，如是否要將客戶、同事、主管加入facebook好友。另外將公司資料分開的優點是，離職與交接的時候資料轉移比較容易且清楚。

3. 欄位分列＆群組與標簽分類
為了讓不同的雲端服務能順利地交換資料，通訊資料的欄位分開記錄是非常重要的，例如公司、部門、職稱、郵遞區號、國碼、電話區域號碼、城市、街道名稱，這一個小動作有做好，往後可以省下許多的困擾。
群組與標簽分類上，可以用的例如：客戶分類、工作情境需求（支援、請款、系統）、專案...，在群組訊息的時候會省下許多時間。

4. 平日的更新
通訊錄聯絡人的作用並不是只有在記錄電話、住址與email，備註欄的運用才是最有價值的地方。不論是當面拜訪、電話或email聯絡之後，我會在備註欄位寫下

• 聯絡日期
• 討論事項、待辦清單
• 我承諾的事情（用Promise標注以供往後查詢列舉）
• 我做錯的事情，需要彌補的
• 對方特殊的想法＆需求
• 歷史事件＆共同回憶

用這種方式更新聯絡人資料的好處是，不論是對方來電＆來信，我可以馬上在黑莓機或Outlook上面看到我們最新的工作重點。不論多久沒聯絡了，朋友與客戶的生日、是否吃素、小孩的喜好等事項都可以清楚地隨時查閱，紅白包不會有少給或金額差異太大的狀況，甚至去過的旅館、餐廳消費的感想如何我都會記錄在通訊錄上，作為往後參考資料。