感到數位文件太過混亂？探索五個強大的系統來徹底改變您的檔案組織方式

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感到數位文件太過混亂？探索五個強大的系統來徹底改變您的檔案組織方式

您是否被數位檔案的混亂搞得喘不過氣？是否經常在雜亂無章的資料夾中無休止地滑動，只為找到那份難以捉摸的文件？您不是唯一有這種困擾的人。許多人都在管理數位檔案方面感到困難，但其實有解決方法。透過採用有效的組織系統，您可以節省時間、減少壓力並提高生產力。在這篇文章中，我們將介紹五個強大的系統，幫助您理清數位檔案：PARA、Johnny Decimal、ACCESS、GTD 和 Zettelkasten。

良好的資料夾結構有什麼特徵？

在深入探討具體系統之前，了解有效資料夾結構的關鍵特徵是很重要的。良好的資料夾結構應該反映您的工作方式，使您在需要時可以輕鬆訪問所需檔案。每個人的工作流程不同，因此選擇適合您的方法至關重要。現在，我們來看看五種不同的數位檔案組織系統。

PARA 方法

PARA（Projects, Areas, Resources, Archives）方法由 Tiago Forte 創立，專注於行動和專案管理。此系統圍繞四個關鍵領域進行組織：

• Projects（專案）：這是需要您立即關注並積極進行的任務。想像它們是正在您爐子上烹調的菜餚。

• Areas（領域）：這是持續進行的承諾，如財務、家庭和生活管理。它們就像是存放在冰箱裡的食材，雖然不需要立即處理，但需要經常關注。

• Resources（資源）：這是您未來可能需要的文件，類似於存放在冷凍庫中的物品，如研究材料和興趣主題的文件。

• Archives（檔案）：這是已完成的任務或專案，類似於長期存放在儲藏室的物品。

在使用 PARA 方法進行信息組織時，Tiago 建議通過三個問題來確定應該將文件存放在哪裡：

1. 這個文件對哪個專案最有用？ 如果與正在進行的專案相關，請將其存放在專案資料夾中。

2. 這個文件對哪個領域最有用？ 如果與專案無關，請將其存放在適當的領域資料夾中。

3. 這個文件屬於哪個資源？ 如果它不適合特定專案或領域，請將其存放在相關資源或檔案中。

PARA 資料夾結構範例

以下是一個 PARA 資料夾結構的範例：

• Projects（專案）

• Areas（領域）（例如：財務、家庭）

• Resources（資源）（例如：研究材料、主題）

• Archives（檔案）

如果您對 PARA 方法感興趣，Tiago Forte 的《建立第二大腦》（Building a Second Brain）一書提供了更詳細的介紹。

Johnny Decimal 系統

Johnny Decimal 系統 是 John Noble 創立的一個簡單而有效的數位檔案管理方法。它使用數字化的方式來創建一個邏輯且一致的檔案結構。具體運作方式如下：

1. 將所有文件劃分為最多 10 個廣泛領域，每個領域編號從 10 到 90。

2. 將每個領域細分為最多 10 個具體類別，每個類別的編號從 0 到 9。

3. 為文件賦予具描述性的名稱，並添加領域和類別編號，後接一個點和一個序列號。

Johnny Decimal 系統的好處

這個系統的一個關鍵優勢在於它通過限制領域和類別的數量，防止檔案過多或放錯地方。Johnny 還建議創建一個獨立的索引文件來跟蹤您的 ID 編號。

例如，您的數位檔案結構可能如下所示：

• 10-19（領域）：財務

• 10-01（類別）：稅務

• 10-02（類別）：投資

• 20-29（領域）：工作

• 20-01（類別）：專案

• 20-02（類別）：報告

如果您處於一個多專案的環境中，您可以在此系統上再添加一個專案層級，以進一步細化組織。

ACCESS 系統 by Nick Milo

Nick Milo 的 ACCESS 系統（Atlas, Calendar, Cards, Extras, Sources, Spaces）旨在平衡知識管理和行動性。此六資料夾系統可最大限度地提高生產力和清晰度：

• Atlas（地圖）：包含高層次的節點，如內容地圖、儀表板和總覽。

• Calendar（日曆）：與時間相關的信息——日記筆記、會議筆記、計畫和日誌。

• Cards（卡片）：建立並連接想法與見解，儲存關於概念、人物和事物的筆記。

• Extras（額外）：支援材料，如圖片、手冊和模板。

• Sources（來源）：外部知識來源，如文章、書籍、播客和影片。

• Spaces（空間）：生活的不同領域，如工作、個人生活和愛好。

在數位工具中使用 ACCESS

您可以將 ACCESS 適應於數位工具，如 Obsidian、Logseq 或 Roam。例如，您可以在檔案瀏覽器中創建 ACCESS 類別的資料夾。Nick Milo 介紹了一個第七個資料夾，Encounters（遭遇），用於捕捉未分類項目，使系統更全面。

David Allen 的 GTD 系統

David Allen 的 GTD（Getting Things Done）系統，重點在於有效管理任務和參考信息。此方法適用於實體和數位檔案管理。

GTD 的關鍵組成部分

1. Capture（收集）：收集所有任務、想法和專案。

2. Clarify（澄清）：處理這些項目，以確定需要採取的行動。

3. Organize（組織）：將任務優先級排序並組織到列表和文件中。

4. Reflect（反思）：定期查看並更新您的列表。

5. Engage（執行）：根據優先順序完成任務。

Allen 的系統對於實體參考文件來說，使用按字母順序排列的資料夾非常有效。在數位環境中，像內容地圖和動態列表這類工具可以幫助管理 GTD 系統中的檔案。

實踐應用

在數位 GTD 系統中，您可以建立名稱如「下一步行動」、「專案」和「參考」的資料夾。對於每個行動項目或專案，請確保包括相關參考文件，保持您的系統有序且可行。

Zettelkasten 方法

Zettelkasten 方法 是一個以鏈接為基礎的系統，強調知識管理和探索。該方法源於 Niklas Luhmann 的研究，通常用於學術研究，但也可以適應一般用途。

Zettelkasten 的組成部分

1. 原子筆記：每個筆記只捕捉一個想法。

2. 鏈接：連接筆記，創建一個想法網絡。

3. 標籤：用於分類和便於檢索。

Zettelkasten 的實施

如 Obsidian 或 Zettlr 等數位工具對於 Zettelkasten 方法非常有效。每個筆記可以鏈接到相關筆記，形成一個相互聯繫的網絡。這種方法有助於避免筆記孤立，並增強您在複雜信息中的導航能力。

範例

在 Zettelkasten 系統中，您可以為每個概念創建筆記，將它們連接在一起，並使用標籤進行附加組織：

• 原子筆記：「流動狀態概念」

• 鏈接：與「生產力技術」、「工作心理學」相關

• 標籤：#流動、#生產力、#心理學

為您選擇合適的系統

整理您的數位檔案需要時間，但其效益遠大於付出。根據您的需求和偏好，您可以選擇上述系統之一，甚至將多個系統的元素結合在一起。

如果您喜歡結構化和數字化，Johnny Decimal 或 GTD 系統可能是理想的選擇。如果您更關注想法的流動而不是資料夾結構，Zettelkasten 或扁平檔案結構可能更適合您。對於平衡的方法，考慮 PARA 或 ACCESS 系統。

系統的整合

混合式方法可以提供多系統的最佳組合。例如，您可以使用 GTD 系統來管理任務，並使用 PARA 來組織參考信息。Johnny Decimal 系統可以整合在 GTD 中，以增加結構。

反思您的系統

開始時，請記住，您的組織系統應隨著您的需求進化。根據實際情況調整和優化您的方法非常重要。定期反思您的系統運作情況，並隨時準備根據需要做出調整。

結論與下一步

有效的數位檔案組織可以徹底改變您的工作流程，讓您變得更有效率，壓力更小。選擇與您的需求一致的系統，或者創建一個專屬於您的混合系統。每一種系統都有其獨特的優勢，了解這些優勢可以幫助您決定應該採用哪種系統。

希望這篇指南對您有幫助。期待聽到您的經驗分享——隨時在下面的評論區留下您的見解。如果您覺得這些信息有價值，請考慮訂閱更新，並分享給可能受益的其他人。祝您整理順利！