通訊錄小技巧

這個年代手機中有上千上萬筆通訊錄資料已經不是什麼太奇怪的事情了，尤其是專業與私人資訊越來越難切割的從業人員，在此分享一些實驗超過十年的小技巧。

1. 將手機、網路通訊錄同步到雲端
不論是公司內部的exchange或者iCloud、Google contact的方式，將email與手機通訊錄整合在一起是必要的。對於聯絡人的資料更新，需要同時在電腦＆手機上修改最新的資訊，減少零散過時的資料。

2. 專業＆私人資料儘量分開
如果工作允許，儘量分開個人＆工作通訊錄資料，使用兩隻電話分開資料。太多社交軟體（twitter、facebook、line等）有同步通訊錄的功能，當工作聯絡資料與私人資料都存在同一隻手機的時候，容易產生尷尬的狀況，如是否要將客戶、同事、主管加入facebook好友。另外將公司資料分開的優點是，離職與交接的時候資料轉移比較容易且清楚。

3. 欄位分列＆群組與標簽分類
為了讓不同的雲端服務能順利地交換資料，通訊資料的欄位分開記錄是非常重要的，例如公司、部門、職稱、郵遞區號、國碼、電話區域號碼、城市、街道名稱，這一個小動作有做好，往後可以省下許多的困擾。
群組與標簽分類上，可以用的例如：客戶分類、工作情境需求（支援、請款、系統）、專案...，在群組訊息的時候會省下許多時間。

4. 平日的更新
通訊錄聯絡人的作用並不是只有在記錄電話、住址與email，備註欄的運用才是最有價值的地方。不論是當面拜訪、電話或email聯絡之後，我會在備註欄位寫下

• 聯絡日期
• 討論事項、待辦清單
• 我承諾的事情（用Promise標注以供往後查詢列舉）
• 我做錯的事情，需要彌補的
• 對方特殊的想法＆需求
• 歷史事件＆共同回憶

用這種方式更新聯絡人資料的好處是，不論是對方來電＆來信，我可以馬上在黑莓機或Outlook上面看到我們最新的工作重點。不論多久沒聯絡了，朋友與客戶的生日、是否吃素、小孩的喜好等事項都可以清楚地隨時查閱，紅白包不會有少給或金額差異太大的狀況，甚至去過的旅館、餐廳消費的感想如何我都會記錄在通訊錄上，作為往後參考資料。