[即將上市] Sub Task 用 Mindmap管理專案




 SubTask是一個德國 startup即將上市的雲端專案管理工具,以 Mindmap的界面來整理整個專案架構,每一個任務以一個 node的方式來呈現,每一個任務接可指派給團隊成員,管理者可以時間、成員的方式來追蹤專案最新進度,每一個 node皆可插入 note、檔案、還有使用者評論,適合人數在 30以下的中小型團隊使用。

[操作界面]
SubTask的操作界面就如雲端 Mindmap工具一樣,比較不同的地方在於,每一個母任務名稱後端會有一個完成比例,顯示其子任務中完成了多少。身為一個專案管理工具,加入評論、日期底線、指派者還有任務紀錄都是不可少的。
加入評論是現在雲端管理工具常見的功能,也是我非常喜歡的地方,相較於 email對我來說評論是一個更透明且有效率的資訊交換方式。當團隊中的一個成員對於自己目前手上的工作需要支援的時候,可以發信給相關的成員請他們在 comment的地方討論,用這樣的方式來進行討論,在問題發生的時候其主管並不一定需要接觸到這些通訊信件,同時其他主動關心的各部門主管與團隊成員都可以直接看到這些工作的相關討論過程,對於管理人員來說可以大量減少不必要的 CC信件。 
在各個子母任務的完成進度中,SubTask用紅色字樣來顯示已到期但尚未完成的 Overdue任務,同時我們可以看到每個任務前都有一個點選方塊,當我們勾選完成某一個子任務之後,其母任務名稱後的完成百分比也會跟著更新。
 當一個專案的範疇比較大的時候,常見的狀況就是資訊太多,我們會被淹沒在 sharepoint還有內部 wiki中,而 SubTask的心智圖界面解決了文字不易閱讀的問題,同時也提供用負責人&時間兩種方式來篩選相關資訊,同時提供關鍵字的方式進行更精準的搜尋。

 SubTask同時提供日曆顯示的界面,讓團隊可以看到各個任務的指定完成日期,可惜在這裡並沒有大家喜歡的甘特圖功能(目前 SubTask並沒有任務啓動日期),所以日曆功能顯得陽春。

 在實驗了幾個專案之後,根據個人使用習慣所認定的優缺點如下。
[優點]
  • 圖形界面:容易更新專案任務發展
  • 任務評論功能:方便透明討論,減少不必要的email,扁平組織
  • 指派者篩選:管理者可以快速地切換成員的任務進行狀態,找出工作量太大的成員,依照時間區間找出表現良好的成員。
  • 依照時間區間篩選:今日、七日內狀況的篩選功能可以減少我們對於未來任務工作債的過度放大,可以專注在本日還有本週該完成的任務上,減少壓力。
  • 快速鍵功能:Enter直接加入平行任務,Tab加入子任務可以在開會過程中更快速地更新
[缺點]
  • 缺少任務依賴順序功能:我們通常需要這個功能來 highlight專案的瓶頸在哪
  • 日曆並不能輸、與其他裝置同步:只能在SubTask上瀏覽並不是很實際
  • 檔案分享並不能與 Dropbox同步:存取檔案被綁在 SubTask上,建議用任務注解中寫下dropbox分享資料夾的url讓團隊成員可以直接存取。
  • 任務的註記屬於純文字,沒辦法標是重點,並不容易閱讀。
  • 繪出功能有限,只有圖片跟 PDF格式,希望未來能有日曆、甘特圖、CSV清單表

目前 SubTask尚未正式上線,其收費標準如下,對於 SubTask功能上的想法建議已經跟開發團隊溝通,希望能早日看到他們的進步。




留言