因為時間是有限的，面對經年累日堆積下來的想法跟專案任務，謹慎地安排時間與資源是每個人都需要研究的功課。我們都希望能將有限的時間與資源放在重要且緊急的任務上，放下不重要的雜務，本文記錄及分享這些年實踐 GTD、Agile跟lifehack上各家時間管理磨出來的個人工作流程。
目標：
在不增加工作時間的前提下，有套系統可以簡單地整理出最重要的工作事項。
步驟：
David Allen告訴大家把東西寫下來腦子可以比較輕鬆，他救了我的命。跟許多有ADD的朋友一樣，我的腦子很少有停下來的時候，任何新的資訊都會刺激我想要知道更多、考慮更多、做到更好，這樣的習慣對於工作效率的傷害非常地大，團隊與組織不可能有無限成長的資源來支持一個人的想法，所以在開會、業務拜訪或工作的時候有筆記本、黑莓機或錄音筆（開車時）將想法記錄下來，可以讓腦中的雜訊收藏起來並將注意力回歸到正在處理的任務上。在搜集列舉所有的想法及任務的時候，其實資訊散落在許多地方：
紙張筆記：花了好一段時間才讓自己養成了集中手寫筆記的習慣，在這之前手邊可能會有五六本筆記本，在不同的地方用著不同的筆記本記錄著各種想法，這是我這輩子做過最浪費時間的事情。在提出離職準備工作交接的階段，把一整個抽屜滿滿地工作筆記整理出來，才發現到有許多很好的想法沒有及時進行，到了離職後一年多才整理完畢。現在3-5天就會把手邊所有的紙張筆記、錄音都整理數位化，回收紙張並刪除錄音檔，確定將散落在四處的想法都搜集起來。
Email、社群網站、各種通訊記錄：許多好的想法是跟其他傑出的朋友在 Email、LinkedIn、Google Plus、Facebook或line上閒聊的時候想出來的。大約在三年前開始學會刪除 Email 、將 Email設定延後寄送給自己、依照專案整理成Notes或 tasks，用這方法在一年的時間內將收件夾中減少了一萬六千多封信。目前inbox還有約三千九百多封信，目標是將信箱整理到200封信以下之後，會開始處理個平台的通訊記錄。
EverNote跟 Blogs：無名小站幫了我很大的忙，因為工作忙一陣子沒登入，刪除了我寫了13年的數位日記，我這一輩子再也不會用無名小站或 Yahoo相關服務。後來在 wordpress、blogger同時備份著許多零散的想法，直到最近兩年開始集中在 EverNote上，整理這部分的想法筆記最花時間但也收獲最多，有很多當下碰到的問題其實在過去已經有朋友跟我提過處理的方法，只是當年經驗與知識不足以理解其應用，看到以前的自己回答後來的自己其實是蠻有趣的過程。
[建立可輕易地搜尋、整理、安排的資料庫]
這麼多的資訊需要整理成容易找到、取用的資料庫才能節省時間，依照個人的經驗資訊可歸類成三種 1. 可執行 2. 參考資訊 3. 留念用。可執行的想法可能是一個活動、一個公司、一道食譜或一個景點，參考資訊通常是比較詳細的說明資訊只有在工作的時候才會拿出來看，跟好朋友的通信就是可貴的回憶。需要經常review的可執行任務 task level放在 toodledo，ongoing project level放在Trello，而Just in case的參考＆留念用資訊放在EverNote上。順道一提的是請各位別太相信 Google，將資訊放在 Gmail與 google docs中使用關鍵字查找並沒有各位想像中可靠，google的搜尋演算法一直都在變動，有段時間似乎是為了減少伺服器的工作量，關鍵字搜尋結果是採用取樣搜尋，意思是搜尋出「部分結果」，各位可以實驗看看超過2000筆通訊錄或email關鍵字搜尋，結果可能會讓您不太開心。
Toodledo：這個老字號的GTD工具是這十年走來唯一經得起時間考驗的好東西，很敬佩只有兩個工程師的公司能建立起這麼大的使用族群，面對這麼多後起之秀依舊屹立不搖。到現在我還預繳三年 Pro subscription的原因是，不論是在 Windows/OSX等的 desktop app與 web app，Blackberry、android或iOS，Toodledo都有合作廠商的app可以同步（我大概也都買了），他的Project/context/tag/due架構加上saved search搭配 Pocket Informant真的是讓我想不到有什麼做不到的事情（直到Trello出現），目前 Toodledo上列著一千多個 todos，從想看的書、電影到許多工作上的任務都放在那，是歸檔任務我最信任的平台。
Trello：老實說剛接觸 Trello的時候覺得這是一個很智障的產品，直到稍微瞭解 Agile的 backlog概念才發現自己才是智障。 Toodledo幾乎是完美，但當一個 Project有五六十個 task的時候，使用due或者 sub tasks來整理並不是非常地直覺。而在 Trello中我則是可以將[正在進行中]的project所有的 tasks跟 bad ideas都丟到一個 Trello board中，用拖拉的方式來整理未成形的想法，只做最上面那一個。我們必須誠實地面對一個事實，不論一個人的時間管理做得再好，多工能力再強，一個時間點在一個地方還是只能做一件事！！我嘗試過學著學長在牆壁上貼滿post-it來安排，但對於字跡潦草且濫用筆記的我來說，數位化的 Trello還是比較合用，任何想法都留在一個 board，進行中的task放在最上面，越糟糕或者時間還沒到的task/ideas則放下面，不再去排沒有意義的due date，畢竟所有的dead line都是很不可靠的estimation，所有的 projection都只是 guessing，離開了企業的環境就不需要搞那一套了。
EverNote：大家都愛 EverNote，我也是，只是花了一段時間等到了 EverNote夠大才開始信任他。現在所有的 Just in case參考資料與紀念性質的資訊都整理在 EverNote中，他的查詢功能算是ok，使用標簽整理後則是非常地容易使用，至今還沒找到更方便的工具。
[回顧評估清單，篩選最重要的事情]
如果你認真地讀到這個段落，證明你真的是無可救藥的時間管理狂，上述的流程對你來說輕而易舉。接下來這個階段就是將 toodledo跟 trello上的任務排到行事曆上了，我的習慣是會將 toodledo上挑幾個專案到 Trello中指定為進行的專案，並在 Trello中調配任務的優先順序，基本標準有：
步驟：
- 搜集整理所有想法＆任務
- 建立可輕易地搜尋、整理、安排的資料庫
- 回顧評估清單，篩選最重要的事情
David Allen告訴大家把東西寫下來腦子可以比較輕鬆，他救了我的命。跟許多有ADD的朋友一樣，我的腦子很少有停下來的時候，任何新的資訊都會刺激我想要知道更多、考慮更多、做到更好，這樣的習慣對於工作效率的傷害非常地大，團隊與組織不可能有無限成長的資源來支持一個人的想法，所以在開會、業務拜訪或工作的時候有筆記本、黑莓機或錄音筆（開車時）將想法記錄下來，可以讓腦中的雜訊收藏起來並將注意力回歸到正在處理的任務上。在搜集列舉所有的想法及任務的時候，其實資訊散落在許多地方：
紙張筆記：花了好一段時間才讓自己養成了集中手寫筆記的習慣，在這之前手邊可能會有五六本筆記本，在不同的地方用著不同的筆記本記錄著各種想法，這是我這輩子做過最浪費時間的事情。在提出離職準備工作交接的階段，把一整個抽屜滿滿地工作筆記整理出來，才發現到有許多很好的想法沒有及時進行，到了離職後一年多才整理完畢。現在3-5天就會把手邊所有的紙張筆記、錄音都整理數位化，回收紙張並刪除錄音檔，確定將散落在四處的想法都搜集起來。
Email、社群網站、各種通訊記錄：許多好的想法是跟其他傑出的朋友在 Email、LinkedIn、Google Plus、Facebook或line上閒聊的時候想出來的。大約在三年前開始學會刪除 Email 、將 Email設定延後寄送給自己、依照專案整理成Notes或 tasks，用這方法在一年的時間內將收件夾中減少了一萬六千多封信。目前inbox還有約三千九百多封信，目標是將信箱整理到200封信以下之後，會開始處理個平台的通訊記錄。
EverNote跟 Blogs：無名小站幫了我很大的忙，因為工作忙一陣子沒登入，刪除了我寫了13年的數位日記，我這一輩子再也不會用無名小站或 Yahoo相關服務。後來在 wordpress、blogger同時備份著許多零散的想法，直到最近兩年開始集中在 EverNote上，整理這部分的想法筆記最花時間但也收獲最多，有很多當下碰到的問題其實在過去已經有朋友跟我提過處理的方法，只是當年經驗與知識不足以理解其應用，看到以前的自己回答後來的自己其實是蠻有趣的過程。
[建立可輕易地搜尋、整理、安排的資料庫]
這麼多的資訊需要整理成容易找到、取用的資料庫才能節省時間，依照個人的經驗資訊可歸類成三種 1. 可執行 2. 參考資訊 3. 留念用。可執行的想法可能是一個活動、一個公司、一道食譜或一個景點，參考資訊通常是比較詳細的說明資訊只有在工作的時候才會拿出來看，跟好朋友的通信就是可貴的回憶。需要經常review的可執行任務 task level放在 toodledo，ongoing project level放在Trello，而Just in case的參考＆留念用資訊放在EverNote上。順道一提的是請各位別太相信 Google，將資訊放在 Gmail與 google docs中使用關鍵字查找並沒有各位想像中可靠，google的搜尋演算法一直都在變動，有段時間似乎是為了減少伺服器的工作量，關鍵字搜尋結果是採用取樣搜尋，意思是搜尋出「部分結果」，各位可以實驗看看超過2000筆通訊錄或email關鍵字搜尋，結果可能會讓您不太開心。
Toodledo：這個老字號的GTD工具是這十年走來唯一經得起時間考驗的好東西，很敬佩只有兩個工程師的公司能建立起這麼大的使用族群，面對這麼多後起之秀依舊屹立不搖。到現在我還預繳三年 Pro subscription的原因是，不論是在 Windows/OSX等的 desktop app與 web app，Blackberry、android或iOS，Toodledo都有合作廠商的app可以同步（我大概也都買了），他的Project/context/tag/due架構加上saved search搭配 Pocket Informant真的是讓我想不到有什麼做不到的事情（直到Trello出現），目前 Toodledo上列著一千多個 todos，從想看的書、電影到許多工作上的任務都放在那，是歸檔任務我最信任的平台。
Trello：老實說剛接觸 Trello的時候覺得這是一個很智障的產品，直到稍微瞭解 Agile的 backlog概念才發現自己才是智障。 Toodledo幾乎是完美，但當一個 Project有五六十個 task的時候，使用due或者 sub tasks來整理並不是非常地直覺。而在 Trello中我則是可以將[正在進行中]的project所有的 tasks跟 bad ideas都丟到一個 Trello board中，用拖拉的方式來整理未成形的想法，只做最上面那一個。我們必須誠實地面對一個事實，不論一個人的時間管理做得再好，多工能力再強，一個時間點在一個地方還是只能做一件事！！我嘗試過學著學長在牆壁上貼滿post-it來安排，但對於字跡潦草且濫用筆記的我來說，數位化的 Trello還是比較合用，任何想法都留在一個 board，進行中的task放在最上面，越糟糕或者時間還沒到的task/ideas則放下面，不再去排沒有意義的due date，畢竟所有的dead line都是很不可靠的estimation，所有的 projection都只是 guessing，離開了企業的環境就不需要搞那一套了。
EverNote：大家都愛 EverNote，我也是，只是花了一段時間等到了 EverNote夠大才開始信任他。現在所有的 Just in case參考資料與紀念性質的資訊都整理在 EverNote中，他的查詢功能算是ok，使用標簽整理後則是非常地容易使用，至今還沒找到更方便的工具。
[回顧評估清單，篩選最重要的事情]
如果你認真地讀到這個段落，證明你真的是無可救藥的時間管理狂，上述的流程對你來說輕而易舉。接下來這個階段就是將 toodledo跟 trello上的任務排到行事曆上了，我的習慣是會將 toodledo上挑幾個專案到 Trello中指定為進行的專案，並在 Trello中調配任務的優先順序，基本標準有：
- 能獲利/減少成本：任何對於提升時間、資金、人力、固定資產效率的事情都要先做，尤其是時間。這是每個人都遵行的黃金準則，不再囉唆。
- 有資源作：如果沒有資源進行的專案，對我來說只是一個會造成痛苦的執念。所以沒資源的專案先往下拉，接著判定是否可能找到資源。現階段不可能放最下面，其他的則是改寫成需要從哪裡取得資源。
- 有能力作：我知道自己有多少斤兩，現階段沒有能力進行的專案就往後拉，其他的就改寫成 1. 可以找誰幫忙 2. 如何學習。有能力作的意思也包含這案件事我可以管理得了、風險承擔得了。我不喜歡管理職，因為我對於面對人會參雜太多的愛恨情感，不喜歡懲罰團隊成員，也不喜歡為成員的工作成果負責，即便是現在我還是偏好夥伴的平行關係或少於十個部署的編制。我不想要面對因為我個人決策錯誤造成數百數千人家計影響的壓力，也不希望客戶用千萬的訂單逼迫我做違背良知的事情。
以前的主管曾經暗示我：”messy desk，messy mind“，當時我跟很多人的想法一樣，桌子再亂我都知道哪份文件放在哪裡，但到現在自己處理了更多工作也碰到了很多人碰到的問題 1. 我的資訊不容易分享 2. 別人動了我的桌子或檔案我就亂了 3. 自己將資料弄亂就慘了。現在電腦的桌面/我的檔案夾都不會超過20個檔案，書桌文件不會堆高，inbox中重要信件不需要換頁，說真的是平靜多了，我的方法不會適合每一個人，但如果您有碰到我先前類似的狀況，希望這些方法對您有幫助。
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